Esse problema costuma ocorrer quando o documento informado já está cadastrado no sistema e vinculado a outro nome, às vezes até ao próprio colaborador, mas com o nome abreviado ou diferente do que está sendo usado agora.
Nesse caso, oriente o colaborador a tentar novamente utilizando outro documento oficial, como passaporte, RNE ou cartão cidadão. Isso costuma resolver a inconsistência e permitir o cadastro normalmente.