O que é um evento
Um evento é o agendamento que autoriza um ou mais convidados a acessarem o empreendimento no dia e horário combinados — uma visita, uma reunião, um prestador de serviço, um candidato para entrevista.
Você pode criar o evento pelo Portal Visitantes Online (no computador) ou pelo aplicativo KeyAccess Pass (no celular). Os dois caminhos estão descritos abaixo.
Antes de começar
Para criar eventos você precisa ter permissão de Administração de convidados no seu cadastro. Quem libera essa permissão é o RH da sua empresa, pelo portal Colaboradores Online, dentro do seu formulário de colaborador.
Se você tentar acessar o Visitantes Online e não conseguir entrar, fale com o RH.
O acesso ao portal é feito com o seu e-mail e a senha provisória enviada por e-mail após sua identificação no app.
Criar evento pelo Portal Visitantes Online
1. Acesse https://visitantes.online e faça login.
2. Na tela inicial, clique em + Criar Evento.
3. Preencha o formulário do evento:
Nome do evento — algo que te ajude a identificá-lo depois (ex: "Reunião comercial ACME").
Andar — onde os convidados serão recebidos.
Data e horário — o intervalo em que os convidados poderão fazer o check-in.
4. Escolha os anfitriões — quem organiza o evento e pode visualizá-lo depois. Você já entra automaticamente como anfitrião por ser o criador; adicione outros colegas se fizer sentido.
5. Adicione os convidados. Duas formas:
Buscar por convidados já registrados na plataforma e selecionar.
Clicar em CADASTRAR NOVO e informar nome e sobrenome do convidado.
Repita para cada convidado da visita.
6. Configure as regras do evento — cada uma é opcional e você decide antes de salvar:
Permitir acompanhantes — se marcado, os convidados podem adicionar acompanhantes.
Necessidade de autorização de entrada — se ativado, depois que o convidado faz check-in ele aguarda a sua autorização (ou de outro anfitrião do evento) antes de ter o acesso liberado. Se não ativado, o convidado passa direto. Atenção: essa regra vale apenas para os convidados que você pré-cadastrou no evento (passo 5). Qualquer visitante que apareça na hora sem estar no seu cadastro sempre vai depender de aprovação, independentemente dessa regra.
Múltiplo check-in — se marcado, o convidado pode fazer vários check-ins e emitir novos tickets de acesso no mesmo evento. Útil quando ele precisa sair e retornar ao andar.
Tempo de tolerância — quantos minutos antes do horário previsto o convidado já pode fazer o check-in, caso chegue adiantado.
7. Clique em Criar no topo da tela. O evento é salvo e um link do evento é gerado — compartilhe com quem quiser.
Criar evento pelo app KeyAccess Pass
Prático quando você não está no computador — fora do escritório, no meio de uma ligação ou já saindo pra reunião.
1. Abra o app KeyAccess Pass no celular.
2. Na tela inicial, toque em Convidar.
3. Preencha o formulário — os campos são os mesmos do portal.
4. Confirme. O evento fica salvo e sincroniza automaticamente com o Visitantes Online.
Aprofunde no assunto — treinamentos ao vivo, gratuitos e vídeos tutoriais
Toda quinta-feira, às 16h, a Key Access realiza um treinamento ao vivo pelo Microsoft Teams aberto aos usuários das empresas locatárias. São 40 minutos de vídeo aula + rodada de perguntas e respostas — o formato ideal para tirar dúvidas sobre agendamento de eventos, regras do anfitrião e outras funcionalidades do dia a dia.
Entrar no treinamento pelo Teams: clique aqui para acessar
Aprofunde no assunto — vídeos tutoriais
Dentro do Portal Visitantes Online, na tela inicial, você encontra o comando Treinamentos — uma biblioteca de vídeos curtos sobre as principais operações do sistema, disponível a qualquer hora. É o caminho mais rápido pra tirar uma dúvida pontual sem precisar esperar um horário marcado.
Compartilhe com os colegas da sua empresa! Quanto mais gente na sua equipe conhecer bem o sistema, mais tranquilo e prático será receber convidados na empresa.