Gestão de visitantes

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Agende sua visita no KeyAccess e agilize o acesso do seu convidado.

Você sabia que com o KeyAccess é possível agendar uma visita para que seu convidado consiga, de forma independente, realizar o seu cadastro e receber a chave de acesso ao condomínio, direto no celular? Com o processo digital, as empresas ganham autonomia para fazerem a gestão de seus visitantes, através da página [Visitantes Online](https://visitantes.online/). Neste portal, as empresas criam eventos e, a partir deles, autorizam a entrada de visitantes, convidados e entregadores na empresa. Os ...

Como crio um evento?

Para criar um evento, você precisa ter permissão à Administração de convidados (perfil Individual ou Geral). O RH da empresa pode dar essa permissão na plataforma Colaboradores Online (https://colaboradores.online/), dentro do formulário do colaborador. Se tiver permissão, acesse Visitantes Online (https://visitantes.online/) com a senha provisória que recebeu por e-mail. Na tela inicial clique em +Criar Evento e preencha o formulário: - Informe o nome do evento, andar, data e horário em...

Como meu convidado faz o check-in?

Para realizar o check-in, o convidado poderá acessar o link do evento, compartilhado pelo anfitrião da empresa, ou o link do condomínio, disponível na recepção do local. Caso o check-in seja iniciado pelo link do evento, basta o convidado seguir os passos abaixo: - Clique em Iniciar - Leia os Termos de Uso e Privacidade - Informe o CPF e o primeiro nome - Aguarde validação do convite e aprovação do anfitrião - Após liberação, confirme na tela para gerar a chave QR Code, que servirá para sua en...

How does my guest check in?

To check in, the guest can access the event link, shared by the company host, or the condominium link, available at the reception desk. If the check-in is initiated via the event link, the guest must follow the instructions: - Click on Start - Read the Terms of Use and Privacy - Enter your document and name - Wait for the registration to be validated and approval from the host - After approval, confirm on the screen to generate the QR Code key, which will be used to enter and leave the venue ...

Não consigo entrar no portal Visitantes Online.

Antes de qualquer coisa, é importante saber que: - Só terá acesso a este portal, colaboradores com perfis liberados pelo RH da empresa. Em caso de dúvidas sobre o seu perfil, cheque com o RH da sua empresa; - O login de acesso ao portal é o mesmo e-mail vinculado a sua conta do app KeyAccess Pass (confira em Dados da Conta, via menu do aplicativo). O e-mail com os dados de acesso ao portal chegará com o título Login e senha de acesso, via sac@keyaccess.com.br após o colaborador finalizar o seu...

Quem libera meu perfil pra acessar o portal Visitantes Online?

Essa configuração é dada a partir do cadastro do colaborador no portal [Colaboradores Online](http://colaboradores.online) pelo perfil RH da empresa. Todos os colaboradores que tiverem perfil Individual ou Geral liberado pelo RH da empresa poderá acessar o portal [Visitantes Online](http://visitantes.online). Para conhecimento: O colaborador com perfil Geral tem acesso a todos os eventos da empresa e permissão para liberar convidados de qualquer evento, mesmo que não seja anfitrião, sendo not...

Como um colaborador convida um visitante enviando o link para geração do QR code?

Para convidar uma pessoa a acessar o condomínio, o colaborador deverá criar um evento a partir do portal Visitantes Online (https://visitantes.online/) ou pelo aplicativo KeyAccess Pass. Após a criação do evento, o sistema disponibiliza o link do check-in que o anfitrião poderá compartilhar com seus convidados, permitindo que eles falam sozinhos seus cadastros e gerem a chave QR Code. Só pode realizar essa ação os colaboradores com permissão à Administração de convidados (perfil Individual ou G...

Quem pode criar eventos para receber visitantes?

Todos os colaboradores que tiverem perfil Individual ou Geral liberado pelo RH da empresa. O colaborador com perfil Geral tem acesso a todos os eventos da empresa e permissão para liberar convidados de qualquer evento, mesmo que não seja anfitrião, sendo notificado de 100% das aprovações pendentes. Este perfil também é responsável por aprovar os visitantes inesperados em eventos não agendados. O colaborador com perfil Individual tem acesso apenas aos eventos em que for anfitrião, podendo libe...

Quem pode liberar um visitante?

Colaboradores com perfil Individual*, contanto que sejam anfitriões do evento, e colaboradores com perfil Geral*, que podem liberar visitantes de qualquer evento, agendado e não agendado. As notificações do KeyAccess são enviadas ao portal [Visitantes Online](https://visitantes.online/) e ao aplicativo KeyAccess Pass, dependendo das condições do aparelho celular do usuário. O sistema de notificação pelo aplicativo depende de algumas variáveis do aparelho celular de cada usuário. Sinal de 4G ba...

Como libero um visitante pra entrar pelo KeyAccess? Quem recebe o aviso de liberação aqui na empresa?

As notificações do KeyAccess são enviadas ao portal Visitantes Online (https://visitantes.online/), ao portal Logística (http://logistica.visitantes.online) (em caso de motorista de galpões logísticos) e ao aplicativo KeyAccess Pass, dependendo das condições do celular do usuário. Entenda quem recebe as notificações nas empresas: - Eventos agendados de visitantes: Anfitriões do evento e colaboradores da empresa com perfil Geral - Eventos não agendados de visitantes: Colaboradores da empr...

O portal Visitantes Online não dispara o som nos cards de liberações pendentes.

Para resolver, siga os passos: - A primeira coisa a fazer é verificar se o usuário em questão tem perfil de acesso que permita que ele receba as notificações dos visitantes. Para isso cheque com o RH da empresa se ele está configurado com o perfil Geral no site [Colaboradores Online](https://colaboradores.online/) ou se é anfitrião do evento no portal [Visitantes Online](https://visitantes.online/). Para saber mais sobre a diferença entre os perfis, [clique aqui](https://keyaccess.ladesk.com/69...

Consigo permitir que meu convidado gere apenas um QR Code para o dia todo?

Faz parte das premissas de segurança do sistema limitar a validade da chave QR Code do visitante em 20 minutos para o acesso, e permitir apenas uma entrada e uma saída do condomínio. Para atender a necessidade em questão, basta agendar um evento ao convidado pelo portal [Visitantes Online](https://visitantes.online/), permitindo múltiplos checkins. Desta forma o visitante poderá usar o mesmo link de agendamento para renovar sua chave QR Code e retornar ao condomínio quantas vezes forem necessár...

É possível adicionar detalhes ao endereço da empresa na mensagem automática de compartilhamento do evento agendado pelo KeyAccess?

Não. O endereço apresentado na mensagem automática de compartilhamento do evento é padrão e definido pelo condomínio. Essa informação não é parametrizável por empresa. É possível antes de enviar a mensagem ao convidado, editar o convite inserindo as informações desejadas como, por exemplo, andar e conjunto da empresa. PARA CONHECIMENTO: O KeyAccess permite customizar uma mensagem que será apresentada logo abaixo do QR Code de acesso dos visitantes das empresas. Para saber mais, [clique aqui](h...

Como defino o andar ao visitante em um evento não agendado?

Basta EDITAR o evento antes de aprovar o visitante em um evento não agendado. Para conhecimento: - Ao realizar um check-in em um evento não agendado, por padrão o andar vinculado ao evento será o primeiro da lista de andares que a empresa tenha configurado em seu cadastro no portal Site Master. Caso o anfitrião deseje mudar, basta editar antes de aprovar. - Se for um evento agendado, o anfitrião da empresa poderá escolher o andar durante a criação. - A única forma de limitar o andar dos visita...

O visitante não consegue tirar print da tela do QR Code.

Se o visitante realizou o check-in em modo anônimo/modo secreto do seu navegador, não será possível "printar" a tela do aparelho. Este bloqueio de prints é determinado pelo navegador do aparelho celular do visitante, quando estiver em aba anônima, por questões de segurança.

De que maneira um entregador pode avisar a empresa visitada sobre sua chegada?

Para entregas o KeyAccess possui o recurso de evento não agendado, que permite ao entregador escanear o QR Code do condomínio com o próprio celular*, escolher e se comunicar com a empresa visitada. Este fluxo envia aos colaboradores com perfil GERAL na empresa escolhida, todas as informações preenchidas pelo entregador, permitindo que a empresa aprove ou recuse este check-in. Veja abaixo como é a experiência de um visitante sem evento agendado: - Escaneie o QR Code do condomínio para acesso ao...

Consigo criar um evento que permita que meu convidado entre e saia várias vezes do condomínio?

Sim. Quando o evento permite múltiplos checkins, o convidado poderá usar o mesmo link de agendamento para renovar sua chave QR Code e retornar ao condomínio quantas vezes for necessário, dentro do horário do agendamento. Veja como fazer: - Acesse o portal [Visitantes Online](visitantes.online) com seu login e senha; - Na tela inicial clique em +Criar Evento; - Informe o nome do evento, andar, data e horário de início e fim; - Caso o evento dure mais de um dia, clique no botão Recorrência e sel...

Consigo agendar um evento para um paciente recorrente da clínica?

Sim. Na criação do evento pelo portal [Visitantes Online](visitantes.online), acione o comando Recorrência e selecione as datas que desejar. É necessário selecionar as datas uma a uma. Desta forma o evento ficará aberto todos os dias selecionados, mantendo o mesmo link para o paciente. O limite de recorrência são 30 dias. ATENÇÃO: Ainda no agendamento do evento, lembre-se de informar o nome e sobrenome do paciente no campo Convidados.

Percebi que as notificações do app não chegam quando estou na rede WiFi da empresa.

Em ambientes corporativos, é comum que firewalls impeçam o tráfego de notificações push do Firebase Cloud Messaging (FCM) ao restringir a comunicação com os servidores de notificação. Para superar essa limitação, é essencial ajustar as configurações do firewall para permitir o tráfego de saída em direção aos servidores de notificação do Firebase. Isso geralmente é alcançado abrindo portas específicas ou liberando endereços IP associados ao Firebase Cloud Messaging FCM. É importante que os admin...

Como é feito o check-in e a aprovação de visitante inesperado?

Quando um visitante não é esperado pela empresa, e portanto não tem evento agendado, ele deve escanear o QR-Code do empreendimento ou acessar o totem pelo comando VISITANTE, e preencher os dados solicitados: ✔️CPF ✔️Primeiro nome ✔️Empresa visitada ✔️Nome da pessoa que vai falar na empresa visitada OPCIONAIS*: ✔️Nome da sua empresa ✔️Motivo da visita ✔️Telefone Este processo cria para a empresa escolhida um Evento não agendado e envia aos colaboradores com perfil Geral uma notificação para ap...

Como adicionar novos anfitriões a um evento criado?

Para adicionar novos anfitriões a um agendamento feito no KeyAccess, acesse o evento criado no portal [Visitantes Online](https://visitantes.online/), clique em Editar e adicione mais anfitriões no campo determinado. Só poderá editar o evento, os atuais anfitriões e os colaboradores da empresa com perfil Geral. Só poderão ser adicionados como anfitriões, colaboradores com perfil Geral, Individual ou Limitado. Esse perfil é liberado ao colaborador pelo RH da empresa. [Qual a diferença entre os...

Qual o tempo máximo que um visitante pode aguardar liberação de uma empresa?

O card de aprovação ficará pendente para a empresa visitada durante o período de vigência do evento. Se for um evento agendado, o tempo será até o término do agendamento. Se for um evento não agendado, o tempo máximo será de 1 hora, que é a duração desse tipo de evento.

Consigo impedir que visitantes solicitem checkin em eventos não agendados na minha empresa?

Para que a empresa não apareça na lista do condomínio, a partir do link de Evento não agendado, o perfil RH pode desabilitar essa opção nas configurações do portal Colaboradores Online (http://colaboradores.online): - Acesse as Configurações - Desabilite o comando > Habilita a empresa no totem. Importante lembrar de reativar a opção caso a empresa mude de ideia e queira usar a funcionalidade para visitantes inesperados.

Recebi uma notificação para liberar um visitante que não está no condomínio. O que pode ter acontecido?

Para que um visitante faça o processo de cadastro e check-in não precisa necessariamente estar dentro do condomínio. Se o visitante tiver acesso ao link de um evento ou ao link do condomínio, disponível no QR Code da recepção do empreendimento, poderá iniciar o seu cadastro de qualquer lugar. É importante reforçar que o sistema KeyAccess não dispara nenhuma informação ou convite de forma automática a visitantes. Não compartilhamos nenhum link de evento agendado nem de condomínios a terceiros. E...

Como consulto as informações adicionadas pelo visitante durante o checkin em um evento não agendado?

Check ins em eventos não agendados são compostos por informações adicionais, necessárias para que a empresa escolhida possa identificar o objetivo da visita e liberar a entrada com mais segurança. Nos relatórios são armazenados apenas dados do visitante e informações de acesso, necessários para a finalidade. As respostas adicionais, fornecidas pelo visitante em um evento não agendado, não ficam armazenadas ao condomínio e empresa. No portal [Visitantes Online](http://visitantes.online/) a empr...

Como compartilhar o link do agendamento por e-mail com os convidados?

Para compartilhar o link do evento por e-mail aos convidados, siga os passos e dicas: - Dê um título ao evento sem usar nenhum caractere especial - No comando CADASTRAR NOVO no campo de Convidados, informe nome, sobrenome e e-mail dos convidados - Após criar o evento, no modal do link a ser compartilhado, clique no ícone de e-mail para abrir o aplicativo de mensagens do seu computador Se perceber que ao abrir o e-mail, o campo de mensagem não vem com todas as informações do agendame...

Enviei o link de um evento a um convidado por WhatsApp, mas ele recebeu como texto, não clicável.

Quando você envia pela primeira vez um WhatsApp para um contato que não tem seu número gravado no celular os links não ficam clicáveis. Esta é uma regra de segurança do WhatsApp. Como forma de evitar esse problema, aconselhamos incluir um texto na mensagem sugerindo que o contato adicione o seu número na agenda do celular, dessa forma todos os links que forem enviados serão abertos.

Podemos alterar a mensagem que aparece quando compartilhamos o link de um evento com convidados?

A mensagem padrão que o sistema sugere ao compartilhar o link do evento não é customizável, mas o anfitrião tem a opção de edita-la antes de enviar aos convidados.

Quais colaboradores da empresa tem permissão para liberar visitante?

Todos os colaboradores da empresa que tiverem o perfil GERAL podem liberar qualquer visitante, seja em evento agendado ou não agendado. Os colaboradores com perfil INDIVIDUAL podem liberar os visitantes em eventos criados por eles, apenas. Para saber quem são os colaboradores com perfil GERAL e INDIVIDUAL, solicite a informação ao perfil RH da empresa. Eles conseguem essa informação pelo portal [Colaboradores Online](http://colaboradores.online), lembrando que podem usar o filtro da tela inici...

Como altero meu perfil de acesso no KeyAccess para não receber mais notificações de visitantes?

Somente perfis RH podem editar o perfil de acesso de um colaborador. Solicite ao perfil RH da sua empresa essa alteração, que será feita através do portal Colaboradores Online (https://colaboradores.online/) seguindo os passos: - Na plataforma, clique sobre o colaborador que deseja editar os dados (pra facilitar, use o filtro para encontrar o colaborador) - No campo Administração de convidados, altere o perfil retirando a opção Geral e escolhendo outra opção - Individual, Limitado ou Sem...

Se um visitante tiver o check-in recusado, ele conseguirá tentar novamente?

Sim, contanto que clique no comando Corrigir, na tela da recusa. Quando um visitante que realiza o check-in é recusado pela empresa escolhida, uma mensagem é enviada a ele com o motivo da recusa. Caso ele queira tentar novamente, deve clicar em Corrigir e refazer o check-in pelo mesmo caminho. Caso ele clique em Encerrar e inicie um novo checkin para a mesma empresa, ainda cairá na tela de recusa, sendo necessário clicar em Corrigir para que um novo pedido de liberação seja enviado à empresa.

Recebi a notificação para aprovar um convidado em um evento futuro. Como isso é possível?

Os visitantes que tiverem acesso ao link do evento agendado, poderão iniciar o seu cadastro a qualquer tempo. Se no agendamento do evento o sistema não encontrar o convidado pré cadastrado e pré autorizado, solicitará autorização do anfitrião para inclui-lo no convite, no momento em que ele finalizar o cadastro online. De toda maneira, a chave de acesso só será liberada dentro do horário agendado. Antes disso, o convidado aprovado receberá uma mensagem final informando que é muito cedo para e...

Por que no meu condomínio pede foto no processo de check-in?

A etapa de foto selfie é opcional ao empreendimento, e somente o responsável do condomínio pode solicitar a ativação ou desativação dessa funcionalidade. Ao adicionar essa etapa no processo de check-in, o visitante obrigatoriamente deverá tirar uma selfie usando a câmera do próprio celular ou a câmera do totem de autoatendimento. Pelo celular é necessário dar permissão ao navegador para acesso a câmera. Nas próximas visitas ao empreendimento, a foto ficará salva e não será necessário tirar uma...

É possível desativar as solicitações de aprovação que aparecem no aplicativo KeyAccess?

Sim, basta acessar as configurações do aparelho celular e desativar notificações para o app KeyAccess Pass. É importante lembrar que com as notificações desativadas, o usuário do app não receberá nenhum alerta no celular quando um visitante solicitar acesso à empresa. Se a desativação for necessária em dias de folga, é importante o usuário lembrar de ativá-las novamente nos dias de trabalho, para não perder nenhuma liberação de visitante. Através do portal Visitantes Online (http://visitantes...

Posso criar um evento recorrente para entregas diversas ou para visitantes inesperados?

Não. A funcionalidade de evento recorrente é um evento que acontecerá mais de um dia, para a mesma lista de convidados. Criar um evento recorrente para entregas diversas ou visitas inesperadas é usar o comando de forma incorreta, pois todos os visitantes que realizarem check-in nesse evento em um dia apenas, permanecerá nele como convidado até o seu término. Para entregas e visitas inesperadas o KeyAccess possui o recurso de evento não agendado, que permite ao visitante escolher a empresa visit...

Criei o evento sem necessidade de liberar o convidado, mas mesmo assim fui notificado para liberar. O que aconteceu?

A entrada de visitantes sem necessidade de aprovação na hora pelo anfitrião só é possível a convidados previamente cadastrados no evento, com nome e sobrenome corretos. Cheque se ao criar o evento: - Desmarcou a segunda regra do formulário - "Desmarque para pré-autorizar as pessoas pré-cadastradas nesse evento" - Informou nome e, pelo menos, um sobrenome do convidado no campo Convidados > Cadastrar novo - Não incluiu outras informações no campo nome e sobrenome, como empresa do con...

Quando permito múltiplos checkins meus convidados conseguem usar o mesmo QR Code diversas vezes?

Não. É uma questão de segurança a chave do visitante permitir apenas uma entrada e uma saída do condomínio. Quando o evento permite múltiplos checkins, o convidado poderá usar o mesmo link de agendamento para renovar sua chave QR Code e retornar ao condomínio quantas vezes for necessário, dentro do horário do agendamento. Vale lembrar que o KeyAccess conta com uma funcionalidade chamada Lembrar-me, que permite ao visitante salvar suas informações pessoais facilitando novos check-ins, que são c...

Passo a passo de check-in de visitante estrangeiro

Para realizar o check-in, é preciso acessar o link do evento agendado ou o link do condomínio, disponível na recepção. - Na tela do CPF, clique em Sou estrangeiro - Informe o número do Documento legal (pode ser passaporte, RNE, Cartão Cidadão ou qualquer outro documento oficial do país) - Informe o nome completo - Ao final desse processo, um aviso será enviado para a recepção do empreendimento, para aprovação do cadastro com base nos dados informados no check-in - O papel da recepç...

Como dou acesso para a nova recepcionista da empresa liberar os nossos visitantes?

A primeira coisa a fazer é solicitar ao perfil RH da empresa o cadastro da colaboradora no portal Colaboradores Online (https://colaboradores.online/). Durante o cadastro no portal, o RH definirá o perfil de acesso da usuária, escolhendo entre: - Individual – perfil autorizado a criar eventos - Geral – perfil autorizado a criar eventos, com acesso a todos eventos criados na empresa e autorizado a liberar entrada de qualquer convidado (normalmente usado pelas recepcionistas das empresas) ...

Como saberei quando um visitante estiver aguardando liberação?

As notificações do KeyAccess são enviadas ao portal Visitantes Online (https://visitantes.online/), ao portal Logística (http://logistica.visitantes.online) (em caso de motorista) e ao aplicativo KeyAccess Pass, dependendo das condições do celular do usuário. Entenda quem recebe as notificações nas empresas: - Eventos agendados de visitantes: Anfitriões do evento e colaboradores da empresa com perfil Geral - Eventos não agendados de visitantes: Colaboradores da empresa com perfil Geral ...

Como retiro o nome da minha empresa do totem do condomínio? Aqui só recebemos visitantes agendados.

Para retirar o nome de uma empresa da relação do condomínio, solicite apoio ao perfil RH da empresa. O perfil RH deverá acessar o portal Colaboradores Online (http://colaboradores.online) e seguir os passos: - Menu - Configurações - Habilitar a opção NÃO no campo Habilita a empresa no totem - Clicar em Salvar configurações Lembrando que desta forma não será possível visitantes inesperados solicitarem acesso à empresa, somente com eventos criados previamente.

Consigo editar o horário de um evento?

Se seu evento ainda não teve nenhum check-in realizado, sim. Basta entrar no evento pelo portal Visitantes Online (http://visitantes.online) e clicar em Editar, ajustar o horário e salvar a alteração. O link do evento permanece o mesmo. Agora, se algum convidado já realizou o check-in a edição não é permitida, pois o evento já possui histórico.

Não consigo fazer a liberação dos visitantes da minha empresa pelo app nem pelo computador.

As notificações do KeyAccess são enviadas ao portal Visitantes Online (https://visitantes.online/), ao portal Logística (http://logistica.visitantes.online) (em caso de motorista) e ao aplicativo KeyAccess Pass, dependendo das condições do celular do usuário. Entenda quem recebe as notificações nas empresas: - Eventos agendados de visitantes: Anfitriões do evento e colaboradores da empresa com perfil Geral - Eventos não agendados de visitantes: Colaboradores da empresa com perfil Geral ...

Pra que serve o comando NOVA RESERVA no formulário de criação de um evento?

A funcionalidade NOVA RESERVA permite ao anfitrião do evento reservar uma sala de reunião direto pelo KeyAccess, exclusivamente para empresas que contratarem o Bookei (https://bookei.com.br/). Caso não tenha contratado o produto, basta criar o evento sem clicar no comando NOVA RESERVA. Para conhecimento: O Bookei é um sistema de gerenciamento e compartilhamento inteligente de ambientes de trabalho que traz organização e facilidade para compartilhar recursos, permitindo que os colaboradores co...

Não estou recebendo as notificações pelo portal Visitantes Online.

As notificações de liberação de visitantes chegam aos anfitriões do evento e aos colaboradores da empresa com perfil Geral, pelo portal Visitantes Online (https://visitantes.online/) e pelo aplicativo KeyAccess. Para receber as notificações no portal Visitantes Online: ✔️Abra o portal em uma aba do seu navegador e fique logado (não é necessário estar navegando na tela do portal para ser notificado, mas é preciso estar logado – habilitar opção Manter-me conectado na tela de login); ✔️Cheque ...

Como o visitante faz check-in se não tiver evento agendado para ele?

Quando um visitante não é esperado pela empresa, e portanto não tem evento agendado, ele deve escanear o QR-Code do empreendimento ou acessar o totem pelo comando SOU VISITANTE, e preencher os dados solicitados: ✔️CPF ✔️Primeiro nome ✔️Empresa visitada ✔️Nome da pessoa que vai falar na empresa visitada OPCIONAIS*: ✔️Nome da sua empresa ✔️Motivo da visita ✔️Telefone Este processo cria para a empresa escolhida um Evento não agendado e envia aos colaboradores com perfil Geral uma notificação par...

Como deixo um convidado pré autorizado? Não quero ter que liberar a entrada dele na hora.

Através do KeyAccess é possível criar um evento deixando seu convidado previamente autorizado. Neste modelo de evento, os convidados pré cadastrados pelo anfitrião no momento do agendamento, farão check-in sem a necessidade de autorização do anfitrião. Já os visitantes que tentarem fazer check-in para este evento e não estiverem pré cadastrados pelo anfitrião, precisarão aguardar liberação. Veja como fazer: ✔️Crie o evento no portal Visitantes Online (http://visitantes.online) ou através do ...

Um visitante consegue realizar o check-in usando seu nome social?

Sim, durante o fluxo de check-in (celular ou totem), basta o visitante habilitar a opção Possui nome social? Clique aqui. A tela seguinte pedirá algumas informações para cadastro e validação, concluindo o processo em seguida. Veja as telas do check-in neste fluxo:

Se o visitante estiver sem celular, como ele fará o cadastro?

Caso o visitante não esteja com o celular, poderá realizar o checkin pelo totem de autoatendimento que gera o QR Code impresso.

Como cadastro vários convidados de uma única vez?

Dentro do evento é possível importar uma lista de convidados. Para isso vá no formulário de criação do evento, do portal Visitantes Online (http://visitantes.online): 1 - clique em CADASTRAR NOVO 2 - clique em Importar lista 3 - faça download do modelo da lista, preencha o Excel com nome e sobrenome dos convidados (os outros campos são opcionais) e salve o arquivo 5 - retorne ao formulário do evento e clique em Importar lista 6 - Selecione o arquivo no seu computador, confira os dados e c...

Qualquer colaborador pode criar eventos e liberar convidados?

Não. Para ter acesso ao portal Visitantes Online (https://visitantes.online/) e conseguir criar eventos, o RH deve definir o perfil do colaborador na plataforma Colaboradores Online (https://colaboradores.online/) em uma das opções abaixo: • Individual – usuário com acesso ao portal Visitantes Online (https://visitantes.online/) e permissão para criar eventos que geram link para check-in de visitantes externos. Este perfil tem acesso apenas aos eventos criados por ele e só poderá liberar conv...

Como faço pra ter acesso ao histórico de eventos e checkins de visitantes da empresa?

No portal [Visitantes Online](http://visitantes.online) a empresa consegue puxar um Relatório dos eventos, que trará detalhes dos eventos criados por seus colaboradores e checkins realizados pelos visitantes. Se o usuário tiver perfil GERAL, ele conseguirá visualizar todos os eventos da empresa. Já os usuários com perfil INDIVIDUAL acessarão apenas os eventos em que forem anfitriões. No portal [Logística](http://logistica.visitantes.online), somente os usuários com perfil EXPEDIÇÃO poderão consu...

Como faço pra ter acesso a todos os eventos da empresa?

Para acessar todos os eventos da empresa, você precisa ter perfil Geral. Este perfil pode: - criar eventos - acessar e editar qualquer evento da empresa - ser notificado a cada novo pedido de entrada - autorizar pessoas a entrarem Quem define o perfil de acesso é o RH na plataforma Colaboradores Online (https://colaboradores.online/).

Como crio um evento para as consultas de uma clínica médica?

Acesse o portal Visitantes Online (https://visitantes.online/) e clique em CRIAR EVENTO. As orientações abaixo são sugestões para facilitar o agendamento e a entrada dos pacientes do dia: - Dê um título para o evento e defina o horário inicial e final (aqui a clínica pode criar o evento para o dia todo, do horário da primeira até a última consulta) - No campo de convidados, clique em CADASTRAR NOVO - Clique em Importar lista - Faça o download do Excel e preencha com nome e sobrenome d...

Como uso o sistema de reserva de sala disponível na criação do evento?

Para ter acesso ao sistema de reservas é necessário contratar o produto Bookei (https://bookei.com.br/). O Bookei é um sistema de gerenciamento e compartilhamento inteligente de ambientes de trabalho que traz organização e facilidade para compartilhar recursos, permitindo que os colaboradores consultem e reservem espaços de trabalho de maneira colaborativa. Caso não tenha o produto, basta criar o evento sem clicar no comando NOVA RESERVA.

Como melhoro a experiência do meu visitante, usando o KeyAccess?

✔️Acesse o portal Visitantes Online (https://visitantes.online/) e clique em CRIAR EVENTO ✔️Defina título do evento, data e horário inicial e final ✔️No campo de convidados, clique em CADASTRAR NOVO ✔️Informe nome e sobrenome do visitante (os outros campos são opcionais); Não inclua outras informações no campo nome e sobrenome do convidado, como nome da empresa. Se houver divergência no nome do convidado, o sistema não o reconhecerá e solicitará aprovação na hora do check-in ✔️Se forem muito...

Consigo criar um evento para vários dias?

Sim, basta acionar o comando Recorrência e selecionar todas as datas que desejar. É necessário selecionar as datas uma a uma. Lembrando apenas que a funcionalidade de evento recorrente é um evento que acontecerá mais de um dia, para a mesma lista de convidados. Criar um evento recorrente para entregas diversas ou visitas inesperadas é usar o comando de forma incorreta, pois todos os visitantes que realizarem check-in nesse evento em um dia apenas, permanecerá nele como convidado até o seu térmi...

Terei uma obra aqui na empresa. Como faço com a entrada dos operários?

Veja as sugestões: Acesse o portal Visitantes Online (https://visitantes.online/) e clique em CRIAR EVENTO. ✔️Defina o título do evento, data e horário inicial e final ✔️Clique em RECORRÊNCIA e selecione mais datas, se quiser que o evento fique aberto por mais de um dia ✔️No campo de convidados, clique em CADASTRAR NOVO ✔️Clique em Importar lista ✔️Faça o download do Excel e preencha com nome e sobrenome dos prestadores (os demais campos são opcionais) ✔️Adicione a lista ao evento ✔️N...

Terei um evento grande na empresa. Como recebo muitas pessoas ao mesmo tempo para uma visita?

Veja as sugestões: Acesse o portal Visitantes Online (https://visitantes.online/) e clique em CRIAR EVENTO. ✔️Defina o título do evento, data e horário inicial e final (Se o evento for acontecer por mais de um dia para a mesma lista de convidados, clique em Recorrência e selecione mais datas; se não for a mesma lista de convidados, não crie recorrência para o evento); ✔️No campo de convidados, clique em CADASTRAR NOVO; ✔️Clique em Importar lista; ✔️Faça o download do Excel e preencha com...

Que dados do convidado preciso cadastrar no evento previamente?

Para cadastrar previamente o convidado dentro do evento, clique em CADASTRAR NOVO e informe o nome e sobrenome dele. Não é necessário informar o nome completo, apenas um sobrenome é suficiente. Se seu evento tiver muitos convidados, use a opção de Importar lista. [Clique aqui](https://keyaccess.ladesk.com/401558-Como-cadastro-v%C3%A1rios-convidados-de-uma-%C3%BAnica-vez) para saber mais. ATENÇÃO:Não informe nenhum outro dado no campo nome e sobrenome, caso contrário o sistema não reconhecerá o...

Como ajudar o meu visitante a entrar mais rápido no empreendimento?

Veja algumas sugestões: ✔️Crie o evento no portal Visitantes Online (https://visitantes.online/) ✔️Informe o nome e sobrenome do convidado no formulário do evento > Campo CADASTRAR NOVO ✔️Desabilite a regra 'Desmarque para pré-autorizar as pessoas pré-cadastradas nesse evento' (isso permitirá que o convidado adicionado no evento, pelo anfitrião, finalize o check-in imediatamente após informar o CPF, sem depender de liberação na hora) ✔️Habilite a regra Múltiplo Check-in se quiser permiti...

Como é feito o check-in de visitante estrangeiro?

O processo de criação do evento pela empresa e envio do link é o mesmo. Para que o visitante estrangeiro consiga realizar o check-in, é preciso iniciar o processo clicando em Sou estrangeiro (logo abaixo do campo CPF), informar o número do documento legal + nome completo. Ao final desse processo, um aviso será enviado para a recepção do empreendimento via portal Concierge (http://concierge.visitantes.online), para aprovação do cadastro com base nos dados informados pelo visitante estrangeiro. O...

Não estou recebendo as notificações do app para liberar convidados.

CHECAGEM 1 - Para receber os avisos de aprovações pendentes através do aplicativo, cheque nas configurações do seu aparelho se foi dada permissão de notificação para o KeyAccess Pass. CHECAGEM 2 -Se estiver no wi-fi da sua empresa ou wi-fi público, altere a rede para o 4G do aparelho e faça um teste de check-in a fim de validar se as notificações chegam. Este teste é importante pois em algumas redes corporativas o firewall pode restringir o tráfego para ou da Internet. Se através do teste do 4G...

Deixei a opção de autorização de entrada desabilitada, mas ainda assim os visitantes precisam da minha liberação. Por quê?

É importante reforçar que o sistema KeyAccess não pode liberar pessoas desconhecidas para entrarem no empreendimento. A regra Desmarque para pré-autorizar as pessoas pré-cadastradas nesse evento permite ao anfitrião do evento decidir se quer ou não aprovar a entrada do seu convidado no evento. Porém, para isso ele precisa informar quem será o convidado do evento, no campo CADASTRAR NOVO do formulário. Para inserir um convidado basta informar nome e sobrenome (todos os outros campos são opcionais...

Não entendi as regras do evento.

Permita a entrada de acompanhantes – Convidados muitas vezes trazem acompanhantes. Essa permissão garante que seu convidado possa entrar com seus acompanhantes, cadastrando os dados deles durante o checkin para adiciona-los ao evento também. Ao final do cadastro, o acompanhante também deverá fazer seu checkin usando o mesmo link. Desmarque para pré-autorizar as pessoas pré-cadastradas nesse evento – Se você quer que o seu convidado faça o checkin e entre sem pedir a sua autorização basta cada...

Consigo enviar um invite direto na criação do evento?

Pelo aplicativo KeyAccess Pass, sim. Acesse o evento e clique em Convite de Calendário. Este comando abrirá sua agenda pessoal (na conta de e-mail configurada como padrão no aparelho) com os dados do evento e dos convidados (se tiver). Para isso é necessário permitir que o aplicativo acesse o calendário do celular. Cheque nas configurações do celular se o app KeyAccess Pass está com a permissão ativada. Em caso de aparelhos iPhone, é necessário que o usuário se certifique de que a agenda ...

Como os visitantes vão entrar no prédio?

A entrada dos visitantes no prédio, atendendo à Lei Geral de Proteção de Dados, é através do check-in feito pelo próprio visitante, a partir do link do evento criado pela empresa que o receberá. O colaborador da empresa que receberá o convidado deverá acessar Visitantes Online (https://visitantes.online/) e clicar em Criar evento. Ao final da criação, o sistema vai gerar um link que pode ser compartilhado com quem o anfitrião quiser. O KeyAccess tem um portal de apoio exclusivo para as rec...

Não recebi a senha para entrar nos portais. O que devo fazer?

Antes de qualquer coisa, é importante saber que: - Só terá acesso a um ou mais portais da KeyAccess, colaboradores com perfis liberados pelo RH da empresa. Em caso de dúvidas sobre o seu perfil, cheque com o RH da sua empresa; - O login de acesso aos portais é o mesmo e-mail vinculado a sua conta do app KeyAccess Pass (confira em Dados da Conta, no app). É o seu primeiro acesso? O e-mail com os dados de acesso aos portais chegará com o título Login e senha de acesso, via sac@keyaccess.com.br ...

Minha senha no portal Visitantes Online está dando inválida. O que devo fazer?

Antes de qualquer coisa, é importante saber que: - Só terá acesso a um ou mais portais da KeyAccess, colaboradores com perfis liberados pelo RH da empresa. Em caso de dúvidas sobre o seu perfil, cheque com o RH da sua empresa; - O login de acesso aos portais é o mesmo e-mail vinculado a sua conta do app KeyAccess Pass (confira em Dados da Conta, no app). É o seu primeiro acesso? O e-mail com os dados de acesso aos portais chegará com o título Login e senha de acesso, via sac@keyaccess.com.br ...

O visitante também deve baixar o aplicativo?

Não. O acesso para cadastro do visitante é feito a partir do link de um evento criado pela empresa que o receberá. O visitante acessará o link pelo navegador do seu celular e realizará o cadastro e geração do QR-Code de entrada e saída ao empreendimento. Caso o anfitrião não consiga enviar o link previamente ao visitante, a recepção do empreendimento poderá compartilhar o link com ele, a partir do QR-Code do evento, disponível no portal Concierge (https://concierge.visitantes.online/#/). Se o ...

Como consigo um treinamento com a KeyAccess?

Queremos garantir que todos os usuários do KeyAccess entendam como funciona o sistema e não fiquem com nenhuma dúvida. Por isso promovemos treinamentos toda quinta-feira a tarde com um time exclusivo da KeyAccess. Nesses encontros ao vivo apresentamos as funcionalidades dos portais e fazemos uma rodada de dúvidas com os participantes. Pra organizarmos melhor os assuntos e interesses, dividimos as turmas por tema: Horário e link da Live Público Alvo Portais apresentados Assun...