Todo evento criado no KeyAccess gera um link exclusivo, que é acessível apenas pela empresa organizadora e pela recepção do condomínio. Esse link é a chave para que um visitante possa solicitar participação através do seu check-in. Para que alguém externo tenha acesso ao evento, é necessário que esse link tenha sido compartilhado por um desses dois canais. Além disso, visitantes que já realizaram check-in em determinado evento anteriormente mantêm acesso ao link, pois já participaram dele em algum momento, porém esse link só funcionará se o evento ainda estiver vigente. O sistema não compartilha links automaticamente com visitantes externos, e não adiciona participantes sem uma ação direta.
Os registros do evento, disponíveis no relatório do portal Visitantes Online, são a principal fonte para esclarecer qualquer dúvida. Eles mostram quem criou o evento, quais visitantes foram adicionados manualmente pelos anfitriões, quem solicitou participação e quais solicitações foram aceitas ou recusadas.
Outro ponto importante é evitar agendar eventos recorrentes para demandas pontuais ou visitas inesperadas. Eventos recorrentes geram um único link que ficará ativo até que o agendamento se encerre. Essa opção de evento deve ser utilizada exclusivamente a situações em que há uma lista fixa de convidados que participam em múltiplos dias. Quando utilizados para visitas pontuais, todos os visitantes que fizerem check-in em um único dia permanecem como convidados até o fim do evento, o que pode gerar inconsistências e riscos de acesso indevido. Para esse tipo de demanda, o sistema oferece a funcionalidade de evento não agendado, a partir de um link fixo do condomínio. Com ela, o visitante escolhe a empresa que deseja visitar e um evento automático é criado, notificando os colaboradores com perfil GERAL para que possam autorizar ou recusar o acesso de forma segura e adequada. Essa é a forma mais eficiente e segura de lidar com situações não previstas, como entregas ou visitas fora do planejamento.
Caso ainda tenha dúvidas sobre algum visitante, consulte o relatório disponível no portal Visitantes Online.