1. CONTROLE DE VAGAS DE ESTACIONAMENTO DE COLABORADORES FIXOS
1.1. Estado de ocupação das vagas
1.2. Portal Site Master
1.2.1 Habilitando o controle de vagas de fixo
1.2.2 Configurando o controle de vagas de fixos
1.2.2.1 Tipo de vagas para fixos
1.2.2.2 Criar um tipo de vaga
1.2.2.3 Editar um tipo de vaga
1.2.2.4 Remover um tipo de vaga
1.2.2.5 Vagas de colaboradores fixos por empresa
1.2.2.6 Ajustando a quantidade de vagas por empresa
1.2.3 Visualizando a tela com a lista de ocupantes das vagas
1.2.4 Desocupando vagas pelo portal Site Master
1.2.5 Desabilitando o controle de vagas de colaboradores fixos
1.5. Plataforma Colaboradores Online
1. CONTROLE DE VAGAS DE ESTACIONAMENTO DE COLABORADORES FIXOS
Este recurso foi desenvolvido para empreendimentos que utilizam funcionalidades do sistema KeyAccess destinadas ao controle de vagas de estacionamento de colaboradores fixos.
O sistema KeyAccess integra diversos softwares para o gerenciamento eficiente dessas operações:
· Portal Site Master;
· Portal Colaboradores;
· Portal Concierge;
· KeyAccess Server;
· KeyAccess Módulo Cloud;
1.1. Estado de ocupação das vagas
Os estados de ocupação das vagas são atualizados automaticamente com base nos seguintes eventos:
· Configuração de vaga no cadastro do colaborador realizada pelo operador RH;
· Registro de ocupação;
· Baixa de ocupação.
a) Configuração de vaga no cadastro do colaborador feita pelo operador RH
O operador com perfil de RH deve acessar o cadastro do colaborador na plataforma Colaboradores Online, atribuir o grupo de acesso que permita entrada e saída pelas cancelas do estacionamento, além de informar o tipo de veículo e a placa.
É possível cadastrar mais de um veículo por colaborador.
b) Registro de ocupação
A ocupação é registrada após a validação das permissões do colaborador fixo e a confirmação de passagem no ponto de controle do estacionamento no sentido de entrada.
c) Baixa da ocupação
A baixa poderá ocorrer de três formas:
· Automaticamente, após a validação das permissões do colaborador fixo e da confirmação de passagem no bloqueio de controle do estacionamento no sentido de saída;
· Por programação de saída automática no servidor KeyAccess, configurado pela empresa técnica responsável pela implantação e manutenção do sistema local;
· Manualmente, pelo operador com acesso ao Portal Site Master, atribuído a um usuário da administração do empreendimento.
1.2. Portal Site Master
As configurações do controle de vagas são feitas pelo usuário com acesso ao portal Site Master, disponível no endereço https://sitemaster.visitantes.online.
1.2.1 Habilitando o controle de vagas de fixo
Importante:
Antes de habilitar essa funcionalidade, é necessário configurar:
· Tipos de vagas;
· Tipos de veículos;
· Quantidade de vagas por empresa.
A ausência dessas configurações pode gerar restrições futuras, especialmente em remanejamentos após o início da operação. Para mais detalhes, consulte o item Configuração do controle de vagas de colaboradores fixos.
Para habilitar o controle de vagas, acesse o portal Site Master, entre no menu do sistema e selecione a opção controle de vagas - fixos.
Em seguida, o sistema exibirá a tela com o comando tipo interruptor que permitirá habilitar o controle de vagas.
Após a ativação o comando será destacado na cor verde e uma mensagem de confirmação (“Habilitado com sucesso”) será exibida no canto superior direito da tela.
1.2.2 Configurando o controle de vagas de fixos
A tela de configuração é dividida em duas seções principais:
· Tipos de vagas para colaboradores fixos;
· Vagas de colaboradores fixos por empresa.
Considerando o fluxo de troca de informações entre o servidor KeyAccess local e a plataforma, o desempenho do sistema depende de uma conexão de internet que atenda aos requisitos mínimos definidos no processo de implantação.
Com o objetivo de auxiliar no monitoramento da conexão, o portal Site Master apresenta indicadores visuais distribuídos na tela, que informam se estado é online ou offline e se as edições foram sincronizadas com sucesso.
No lado superior direito da tela, é possível visualizar o estado de comunicação, que poderá ser:
a) Online
b) Offline
O status offline também pode ser exibido em mensagens em diferentes áreas da tela de configuração.
Os parâmetros configurados passam por diferentes estágios, indicados visualmente no sistema:
a) Sincronizando: É identificado por um sinal cor laranja e pela palavra sincronizando. Ocorre após a edição das configurações e indica que o sistema está processando o sincronismo com o servidor local.
b) Sincronizado: Indica que a edição feita na plataforma Site Master foi atualizada no servidor local.
c) Erro: É exibido após tentativa frustrada de atualização do servidor local. Neste caso, é necessário verificar o servidor local e ajustar eventuais falhas como computador desligado, problemas de funcionamento na rede local, sistema KeyAccess Server fora de operação, módulo KeyAccess Cloud offline ou com serviço parado e problemas na conexão com a internet.
1.2.2.1 Tipo de vagas para fixos
Esse setor possui dois atributos que determinam o nome do tipo da vaga e o tipo de veículo associado.
a) Nome do tipo da vaga
Na configuração inicial os tipos de vagas são identificados em pequena, média e grande.
Os tipos de vagas poderão ser adicionados, editados ou removidos, conforme a necessidade do empreendimento.
b) Tipos de veículos associados
Os tipos de veículos são caminhão, caminhão baú, caminhão carreta, carro, moto, utilitário e van.
Os tipos de veículos são fixos no sistema, não sendo permitida a criação, edição ou exclusão.
1.2.2.2 Criar um tipo de vaga
Para criar um tipo de vaga clique sobre o comando editar tipos de vagas.
Em seguida, aparecerá a tela com a relação de tipos de vagas e tipos de veículos associados.
Acione o comando adicionar mais um tipo de vaga. Então, aparecerá uma linha com campos para preenchimento das informações.
Dê um nome para o tipo de vaga. Pressione o botão esquerdo do mouse sobre o objeto tipo de veículo e arraste ao campo tipos de veículos associados. Durante o deslocamento o botão esquerdo do mouse deverá permanecer pressionado.
O campo "tipos de veículos associados" deve conter no mínimo um e no máximo sete objetos.
No exemplo a seguir, a palavra "Extra" foi atribuída ao campo "nome", enquanto o campo "tipos de veículos associados" recebeu o objeto "caminhão com carreta".
Por fim, clique no comando "Salvar" para registrar as informações na base de dados.
1.2.2.3 Editar um tipo de vaga
Para editar um tipo de vaga clique sobre o comando editar tipos de vagas.
Em seguida, será exibida a tela com a lista de tipos de vagas e os respectivos tipos de veículos associados.
Preencha os novos dados nos campos e acione o comando salvar para gravar as informações na base de dados.
1.2.2.4 Remover um tipo de vaga
Para remover um tipo de vaga clique sobre o comando editar tipos de vagas.
Em seguida, aparecerá a tela com a relação de tipos de vagas e tipos de veículos associados.
Clique no comando "Excluir" localizado no mesmo segmento do tipo de vaga que deseja remover.
Um modal será exibido permitindo que você transfira o tipo de veículo para outro tipo de vaga.
Clique sobre o comando transferir e excluir.
Com isso, o modal será fechado. Clique em salvar para gravar as informações na base de dados.
Caso haja erro no processo de exclusão será possível retornar as configurações ao estado anterior, bastando clicar sobre o comando desfazer alterações.
1.2.2.5 Vagas de colaboradores fixos por empresa
Esta seção exibe a lista de empresas, status, os tipos de vagas e a respectiva quantidade disponível.
1.2.2.6 Ajustando a quantidade de vagas por empresa
Inicialmente, são disponibilizadas 1000 vagas para cada tipo. Cabe ao gestor atribuir os números de acordo com a quantidade disponível no empreendimento.
Para fazer os ajustes, clique no comando "editar" que aparece na mesma linha do nome da empresa.
Um modal será aberto, permitindo a edição dos valores numéricos para cada tipo de vaga.
Digite os novos valores e clique em "salvar".
O resultado será:
1.2.3 Visualizando a tela com a lista de ocupantes das vagas
A lista dos ocupantes de vagas pode ser acessada no dashboard do portal Site Master, clicando no ícone identificado pela letra E, localizado no canto inferior direito da tela.
Selecione o tipo de vaga que deseja visualizar.
Em seguida, será exibida uma janela com uma visão geral da ocupação das vagas no empreendimento.
Para ver a lista de ocupantes, selecione o nome da empresa residente no empreendimento no campo empresas, localizado no lado superior direito da janela.
Após selecionar a empresa, o sistema exibirá uma tela com dados de ocupações e um gráfico estatístico.
Para ver a lista de ocupantes das vagas, clique em auditar, abaixo do respectivo tipo de vaga.
Com isso, a lista de ocupantes aparecerá na tela. Observe que para cada linha haverá um comando liberar vaga associado. O operador Site Master poderá fazer a liberação da ocupação acionado o botão.
*Nomes de pessoas e placas de veículos na imagem são fictícios.
Em relação ao gráfico exibido na tela é possível aplicar filtros preenchendo o período de ocupação.
O filtro de busca pode ser aplicado conforme o tipo de veículo, por meio da seleção no campo "tipo de ocupação".
Observe o resultado após ser aplicado o filtro com um tipo de veículo.
O gráfico poderá ser exportado para arquivo no formato xlsx clicando sobre o comando baixar planilha. As informações exportadas terão como base o filtro aplicado.
O resultado será:
Observe que na importação acima apareceram quatro colunas representadas por:
· Data → Data e horário dos eventos;
· Carro_avg → Média de carros no horário;
· Carro_tot → Total de carros no horário;
· Moto_avg → Média de motos no horário;
· Moto_tot → Total de motos no horário.
1.2.4 Desocupando vagas pelo portal Site Master
A desocupação de vagas deve ocorrer automaticamente por meio eletrônico.
No entanto, em situações excepcionais, o operador poderá liberar a vaga utilizando o comando disponível na tela do portal Site Master.
Para isso, siga as instruções do item anterior até visualizar a lista de ocupantes.
Em seguida, clique no comando "liberar vaga" correspondente à linha do nome do ocupante.
*Nomes de pessoas e placas de veículos na imagem são fictícios.
Imediatamente, o nome do ocupante será removido da lista e, em poucos segundos, os números da ocupação serão atualizados.
1.2.5 Desabilitando o controle de vagas de colaboradores fixos
Importante:
Considerando que a gestão de ocupação de vagas será interrompida imediatamente, antes de desabilitar, analise as consequências que a medida acarretará.
Para desabilitar o controle de vagas, acesse o portal Site Master, entre no menu do sistema e selecione a opção controle de vagas-fixos.
Em seguida, o sistema exibirá a tela com o comando tipo interruptor que permitirá desabilitar o controle de vagas.
Ao desabilitar o comando receberá um destaque na cor cinza.
1.3. Portal Concierge
O usuário com perfil de concierge atribuído encontrará anotações no Portal Concierge, que indicarão a evolução da ocupação de vagas no empreendimento.
No canto inferior direito da tela, um ícone identificado pela letra E é exibido assim que o recurso de vagas é habilitado no portal Site Master. Ao clicar no ícone, você terá acesso à tela com a lista de ocupantes das vagas.
A janela aberta exibirá uma visão geral da ocupação de vagas do empreendimento.
É possível visualizar os números por empresa, selecionando seu nome no campo empresa, localizado no lado superior direito da janela.
As informações exibidas representarão apenas o controle voltado à empresa selecionada.
Importante:
O portal Concierge não exibe a lista com os nomes das pessoas que estão ocupando as vagas ou de quem possui permissão para ocupá-las.
Caso todas as unidades do tipo de vaga configuradas para a empresa estejam ocupadas, o próximo colaborador fixo que tentar acessar pelos bloqueios será bloqueado e a tela de eventos exibirá a mensagem “sem vaga disponível”.
Pelo dashboard do portal Concierge é possível identificar se alguma controladora ou o servidor KeyAccess está offline. Isso pode prejudicar a gestão de vagas. Portanto, acione o time de manutenção do sistema, quando receber a informação de offline de algum recurso do sistema.
a) Indicação de servidor/módulo cloud offline.
b) Notificação de controladora offline.
1.4. KeyAccess Server
A precisão dos dados do sistema de controle de ocupação de vagas está condicionada ao funcionando estável do servidor KeyAccess e o KeyAccess Módulo Cloud.
Para isso, a instalação e os recursos locais devem ter obedecido os requisitos essenciais descritos no manual de instalação técnica fornecida aos profissionais certificados.
Em termos de configuração do KeyAccess Server sugerimos apenas habilitar a rotina de saída, preenchendo o tempo de permanência em 24h. Essa tarefa deve ser realizada pela empresa de manutenção do sistema, acessando o menu configurações e definições.
Será necessário criar áreas específicas e associá-las aos bloqueios que fazem o controle de entradas e saídas do estacionamento. Dessa forma, o controle de acesso de veículos será isolado do controle de acesso de pedestres. A configuração ajustada impedirá erros de interpretações, como o cômputo de entradas e saídas de pedestres na base de cálculos da gestão do estacionamento.
Outro ponto importante é que nas configurações do bloqueio que fará o controle do estacionamento, seja preenchido o campo ambiente com a opção parking lot. Somente os bloqueios que receberem esse atributo irão fazer a gestão.
Atenção:
As configurações do tipo de veículo e placa devem ser realizadas na plataforma Colaboradores Online. Para maiores informações, veja o tópico Plataforma Colaboradores online.
Caso todas as unidades do tipo de vaga configuradas para a empresa estejam ocupadas, o próximo colaborador fixo que tentar acessar pelos bloqueios será bloqueado e a tela de eventos exibirá a mensagem “sem vaga disponível”.
Pelo sinótico do sistema, verifique se as controladoras e o módulo cloud estão operando em modo online. Se encontrar um ou mais itens offline, faça as correções necessárias.
1.5. Plataforma Colaboradores Online
O operador do sistema deverá acessar o portal Colaboradores Online, disponível em https://colaboradores.online para fazer a gestão de acessos ao estacionamento.
Na tela de cadastro dos colaboradores fixos, dois pontos são importantes para garantir a entrada de saída pelo estacionamento do empreendimento.
a) Selecionar um grupo de acesso que permita a liberação de entradas e saídas do estacionamento.
b) Informe a placa e o tipo de veículo no cadastro do colaborador fixos, clicando sobre o comando adicionar nova placa. Em seguida, selecione o tipo de veículo, preencha o campo placa do veículo e acione o comando adicionar.
c) Por fim, salve o cadastro para armazenar as informações na base de dados.
1.6. Módulo Cloud
A versão do KeyAccess Módulo Cloud instalada no servidor deve ser <><><> ou superior.
O módulo cloud é responsável por fazer o sincronismo das configurações dos portais ao servidor local e vice-versa.
Para o bom funcionamento é elementar que o módulo cloud esteja em execução no servidor e que a internet seja estável.