Administração do condomínio

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Quais são os portais de acesso da KeyAccess, e pra que serve cada um deles?

O sistema KeyAccess Cloud possui portais para permitir a gestão de cadastros e liberações pelas empresas e pelo condomínio. Todo comando feito na plataforma sincronizará com o servidor local do empreendimento, onde ficam armazenados os dados cadastrais dos usuários, fixos e visitantes, além dos dados e relatórios de acesso. PORTAIS PARA USO DAS EMPRESAS DO EMPREENDIMENTO ✔️https://colaboradores.online/ - Acessado pelos perfis RH da empresa. Nele o RH faz a gestão dos colaboradores. ✔️https://...

Conheça alguns requisitos do sistema e pontos que você deve garantir no seu local de instalação.

Gerador de Emergência Uma das premissas para a instalação do sistema KeyAccess é a existência de rede interna de energia interligada a gerador de emergência ou gerador de emergência com transferência automática em caso de falha de energia pela concessionária. A falha no atendimento desta premissa impede o funcionamento do sistema num evento prolongado de falha de energia, podendo gerar incidentes de segurança (paralização de aberturas, portas com eletroímãs liberadas etc.). A especificação/di...

Principais interrupções de funcionalidades sob falha de rede.

Para o correto funcionamento do KeyAccess, o condomínio deve fornecer internet dedicada e estável, de maneira a não impactar em nenhuma funcionalidade do sistema ou registros de acessos. A estrutura de rede de controle de acesso deve ser executada de forma isolada dos demais sistemas. Não se deve canalizar o tráfego de sistemas de alto tráfego de dados, como CFTV, por exemplo, pela mesma rede do controle de acesso, de forma a não sobrecarregá-lo. O ideal é que cada sistema tenha seu switch próp...

Orientações sobre atendimento e suporte técnico.

Para questões relacionadas à plataforma (portais KeyAccess e aplicativo) o atendimento é feito através dos canais digitais do SAC: - E-mail (mailto:sac@keyaccess.com.br) - WhatsApp (https://wa.me/5511976790359) O Horário de atendimento do SAC é das 09 às 18 horas em dias úteis. Para questões relacionadas à instalação local como eventuais problemas de hardware (Servidor local, placa controladora KA, leitores QR Code, Totens de autoatendimento e demais equipamentos) o empreendimento d...

O que é o servidor local? Quem tem acesso a ele?

O Servidor local é o equipamento do condomínio que receberá o software KeyAccess, onde são definidas configurações e regras de acesso do empreendimento e onde é feito o armazenamento de todos os dados cadastrais dos usuários, fixos e visitantes, vindos da plataforma KeyAccess, além dos dados e relatórios de acesso. Por este motivo o acesso a ele deve ser restrito e limitado ao responsável pelo empreendimento, protegendo os dados e minimizando qualquer risco e vulnerabilidade. O equipamento deve...

Em caso de perda do equipamento onde está instalado o servidor KeyAccess, como o condomínio recupera as informações?

É responsabilidade do condomínio, em conjunto com sua empresa de manutenção, manter o equipamento onde está instalado o servidor do sistema de controle de acesso, bem como configurar e monitorar a execução dos backups dos dados armazenados, além de providenciar cópias dos backups para outros dispositivos robustos e seguros para que haja recuperação caso seja necessário. É importante que o condomínio, junto com a empresa de manutenção, crie uma rotina de backup para dados armazenados localmente...

Qual a diferença entre os perfis no KeyAccess para as equipes do condomínio?

Para gestão do prédio e galpão: ✔️Concierge – usuário com acesso ao portal [Concierge](https://concierge.visitantes.online/) para apoio aos visitantes na recepção do condomínio. Esse perfil acessa: Eventos criados na empresa e compartilhamento do link através do escaneamento de um QR-Code, para visitantes externos; Painel de eventos de acesso em tempo real para acompanhamento de entradas e saídas dos bloqueios; Aprovação de cadastro de visitantes estrangeiros no fluxo do check-in; Mensagens de ...

Qual a diferença entre os perfis operadores no servidor local KeyAccess?

Os perfis de acesso descrevem o que o operador pode realizar de operações no sistema, conforme alguns exemplos na tabela abaixo: OBSERVAÇÕES: - Perfis comando de bloqueio e relatórios são perfis ACESSÓRIOS, isto é, devem ser escolhidos em conjunto com um outro perfil (administrador, operador, recepcionista) para agregar (somar) permissões - Na verdade, todos os perfis seguem uma lógica “OR”, isto é, ao escolher-se mais de um, somam-se as permissões em quaisquer casos - O login é o nome ca...

As recepcionistas podem usar o mesmo login de acesso ao portal Concierge?

Não indicamos compartilhamento de logins. Cada profissional deve acessar os portais KeyAccess com seus dados de acesso. O compartilhamento de logins pode causar erros e concorrência de acessos para determinadas ações no portal. Veja como liberar novos perfis Concierge [aqui](https://keyaccess.ladesk.com/210470-Como-dou-acesso-de-concierge-para-os-funcion%C3%A1rios-do-pr%C3%A9dio).

Quem aciono para manutenção ou suporte técnico local do sistema KeyAccess em meu condomínio?

Para questões técnicas e suporte local é necessário acionar a empresa integradora, responsável pela vistoria, validação dos requisitos e instalação do sistema, ou acionar a empresa de manutenção do seu controle de acesso, que deve ser representada por um técnico homologado pela KeyAccess. Localmente o técnico homologado deverá avaliar as condições do sistema, rede, requisitos e realizar os testes necessários. Caso o técnico presente precise de apoio do time KeyAccess, poderá acionar via SAC (ma...

Pra que serve o totem de autoatendimento?

O Totem de autoatendimento, requisito para implantação do KeyAccess Cloud, serve como contingência para colaboradores e visitantes gerarem seus QR Codes, caso estejam sem aparelho celular. Com o sistema digital KeyAccess Cloud, a geração da chave QR Code é feita pelo próprio usuário, mediante leitura dos Termos de uso e privacidade e fornecimento dos dados pessoais. Se for um usuário fixo, a geração da chave QR Code é feita pelo aplicativo KeyAccess Pass e se for um visitante é pelo processo ...

Qual bobina devemos usar no totem de autoatendimento?

Sugerimos a compra da bobina recomendada abaixo, que aumentará a qualidade da impressão, facilitando a leitura do QR Code e o acesso pelo visitante: Especificação: Papel térmico branco 75g/m² 78 micrometros de espessura 80mm de largura 80m de comprimento Fornecedores: Regispel Bobinas e Etiquetas http://regispel.com/bobinas/bobinas-termicas +55 (11) 4646-8300 Promtec Bobinas e Etiquetas https://www.promtec.com.br +55 (19) 3277.0064

Como o visitante se cadastra?

Para realizar o check-in, o convidado deverá ter acesso ao link do evento, que poderá ser enviado a ele pelo anfitrião da empresa ou pela recepção do condomínio. O anfitrião pode compartilhar o link do evento, dentro do portal Visitantes Online (https://visitantes.online/) ou pelo aplicativo, acessando a tela Eventos. A recepção do condomínio tem acesso aos eventos pelo portal Concierge (https://concierge.visitantes.online/), e poderá passar o link ao visitante a partir do QR-Code do evento. ...

O condomínio pode customizar a tela do check-in do visitante?

O fluxo do check-in é padrão do sistema, e igual em todos os empreendimento. Mas há algumas customizações possíveis: - Logotipo do empreendimento - o gestor do condomínio pode inserir uma imagem com o logotipo do local, que será apresentado na tela inicial do check-in. Sobre isso, clique aqui (https://keyaccess.ladesk.com/428246-Como-insiro-o-logotipo-do-condom%C3%ADnio-no-sistema). - Frase de orientação - o gestor do condomínio pode inserir uma frase de orientação ao visitante, que será ...

Como insiro o logotipo do condomínio no sistema?

Através do portal Site Master (https://sitemaster.visitantes.online/)* é possível inserir uma imagem na extensão .jpeg com o logotipo do condomínio. - Acesse https://sitemaster.visitantes.online/ (https://sitemaster.visitantes.online/#/default/entity/site-logo/) - No Menu clique em Logo do empreendimento - Clique em Adicionar logo - Suba a imagem na extensão .jpeg - Salve a alteração O logo aparecerá na tela inicial de check-in para os visitantes. Não é possível inserir uma ima...

Como consigo um relatório de acesso pela placa do veículo do motorista?

[PARA GALPÕES LOGÍSTICOS] Primeiro a Administração deverá localizar o dono da placa pelo Relatório de pessoas, no servidor local KeyAccess, filtrando pela placa* do motorista. Identificado o usuário, acesse o Relatório de acessos de pessoas e faça uma nova busca pelo nome do motorista encontrado. Se a solicitação for de uma empresa locatária, oriente a Expedição a extrair um relatório de eventos logísticos, pelo portal [Logística](https://logistica.visitantes.online/) > Menu > Relatório...

Como consulto o acesso de um usuário ao condomínio?

Através do Servidor local* é possível consultar e exportar a informação de acessos de um ou mais usuários, através do Relatório de acesso de pessoas. Para chegar no relatório, acesse o sistema local, clique no Menu > Relatórios > Relatório de acesso de pessoas. Na tela inicial do relatório poderá filtrar por: - Nome - Documento - Categoria - Período - Empresa - Andar - Área - Nome do visitado - Empresa do visitado IMPORTANTE: Com a mudança do cenário e da legisla...

Como consigo um relatório com o total de visitantes de uma empresa locatária?

O gestor do empreendimento pode consultar e exportar o número de visitantes que acessaram o condomínio para uma empresa específica, através do portal [Site Master](https://sitemaster.visitantes.online/)*. No portal consulte o gráfico de Público diário, que traz a quantidade de pessoas diferentes que frequentaram o condomínio no período, separada por visitante e colaborador. Para exportar a informação: - filtre apenas a empresa que quer levantar a informação - clique na legenda Colaborador, pa...

Ao consultar o relatório de acessos do condomínio, constatamos que faltou o registro em uma data. O que aconteceu?

Alguns comportamentos inesperados em relação ao funcionamento do sistema KeyAccess e seus módulos podem estar associados à problemas de hardware do servidor local ou em seu sistema operacional. Portanto, é fundamental a análise dos logs de eventos do sistema operacional Microsoft Windows. Seguem algumas orientações, que o gestor predial pode compartilhar com sua empresa de manutenção: - Acessar o Visualizador de Eventos do Windows; - Clicar sobre Logs do Windows; - Analisar as anotaç...

Um colaborador de uma empresa foi desligado, mas contratado em outra empresa aqui no condomínio. Haverá algum conflito no cadastro dele, no servidor?

Não haverá conflito no sistema, porém é importante lembrar que no servidor há apenas um cadastro por CPF. Se este colaborador se identificar na nova empresa e depois a antiga empresa realizar sua inativação, no servidor local do condomínio esta última ação ficará salva, tornando o cadastro dele inativo. Neste caso peça para a nova empresa que o contratou, para acessar seu cadastro, alterar qualquer informação (validade, por exemplo) e salvar novamente. Esta atualização será sincronizada com o s...

Sempre que acessamos o sistema local KeyAccess aparece a Mensagem de Site não Seguro (Sua conexão com esse site não é segura).

O comportamento ocorre pela ausência dos certificados utilizados pelo sistema KeyAccess, que pode ter sido removido por algum antivírus ou atualização do sistema operacional Microsoft Windows. Para resolver, acione a empresa de manutenção do controle de acesso para que reinstalem o KeyAccess módulo client na estação de trabalho. Com isso, os certificados serão gravados novamente na máquina. Caso a remoção ocorra novamente, o setor de TI do condomínio deverá ser acionado para ajustar as política...

É possível limitar o horário de acesso dos visitantes de uma ou mais empresas?

Sim, basta criar um novo Grupo de acesso de Visitantes, configurando o horário permitido para Área interna* e atribui-lo no portal [Site Master](https://sitemaster.visitantes.online/) para uma ou mais empresas. Desta forma, os visitantes dessa empresa só conseguirão acessar o condomínio dentro do horário definido no grupo de acesso. Quem tentar acessar fora do horário configurado será barrado, e a mensagem à recepção será de Horário não permitido. Para conhecimento: Grupos de acesso são criado...

Como inativo o cadastro de todos os colaboradores de uma empresa que saiu do condomínio?

Para inativar todos os cadastros dos fixos de uma empresa que saiu do condomínio, o gestor do empreendimento deve abrir um chamado ao sac@keyaccess.com.br solicitando a remoção da empresa da plataforma KeyAccess e informando o nome do locatário que deverá ser excluído. A ação retira a empresa dos portais KeyAccess e inativa todos os cadastros de seus fixos. O prazo para exclusão é de até 3 dias úteis. Lembrando que todo histórico da empresa em questão, será mantido no servidor local.

Como posso ajudar um visitante a entrar no condomínio?

CAMINHO 1 - Busca por um evento agendado A primeira coisa que a recepção pode fazer é procurar o evento do visitante na relação de eventos do dia no portal [Concierge](https://concierge.visitantes.online/), lembrando que é possível filtrar os agendamentos pelo nome da empresa, nome do convidado ou nome do anfitrião. O filtro ajuda a agilizar a busca pelo evento. Caso encontre o agendamento feito pela empresa visitada, abra o evento e selecione o ícone de QR Code no topo direito do modal. Solic...

É possível limitar a área de acesso para alguns visitantes?

Sim, basta criar um novo Grupo de acesso de Visitantes, configurando os bloqueios permitidos (pelo comando Gerenciar bloqueios) e atribui-lo no Site Master para uma ou mais empresas. Desta forma, ao criar um evento, a empresa poderá selecionar o grupo de acesso permitido aos convidados do agendamento e seus QR Codes só liberarão nos bloqueios atribuídos a este grupo. Para conhecimento: Grupos de acesso são criados direto no Servidor local do KeyAccess e disponibilizados para as empresas via...

Pra que serve a funcionalidade Controle de Lotação?

A funcionalidade Controle de Lotação serve para dar visibilidade ao gestor do condomínio sobre a ocupação de fixos e visitantes por empresa ou por andar. Essa funcionalidade não gerencia os acessos nem os limita. Feita essa configuração, sempre que a empresa ou o andar exceder o limite de ocupação definido pelo condomínio, um card vermelho aparecerá no topo da tela do portal Site Master (https://sitemaster.visitantes.online/). Para configurar o limite de ocupação: - Acesse o portal Site M...

Nosso condomínio está implantando o KeyAccess, mas percebemos que no servidor local não aparecem todas as empresas solicitadas. O que devemos fazer?

As empresas criadas no ambiente cloud do KeyAccess só sincronizarão com o servidor local do empreendimento, após o primeiro cadastro identificado de um colaborador vinculado a ela. Enquanto a empresa não tiver nenhum colaborador identificado no aplicativo KeyAccess Pass, não haverá dado para sincronizar localmente. Caso tenha dúvidas sobre o processo de identificação de fixos, acesse o artigo sobre isso, clicando aqui (https://keyaccess.ladesk.com/968392-Qual-o-objetivo-do-cadastro-do-colabora...

Como libero o hardlock para uma empresa do galpão?

O primeiro passo é feito pela empresa, com a instalação do hardlock nas máquinas da expedição, seguindo as orientações do documento disponível no portal Logística (http://logistica.visitantes.online). Após isso, o gestor do galpão deverá acessar o portal Site Master (https://sitemaster.visitantes.online) e no Menu clicar em Hardlock. Cheque a relação completa e avalie as liberações pendentes. Lembre-se de clicar em Carregar mais no final na lista.

Qual o procedimento para adquirir o aplicativo KeyAccess Check em meu galpão logístico?

O KeyAccess Check é um aplicativo desenvolvido para dispositivos móveis que utilizam sistema operacional Android e permite a leitura de QR Codes. Seu objetivo é validar as regras de permissões de colaboradores fixos, visitantes, motoristas e ajudantes antes de liberar entradas e saídas do empreendimento. Para utilizar o KeyAccess Check o empreendimento deverá considerar os seguintes pontos: Questão Comercial para empreendimento que utiliza o sistema KeyAccess e deseja ativar o KeyAccess ...

Como libero perfil Site Master a outro colaborador do condomínio?

A liberação do perfil Site Master (https://sitemaster.visitantes.online/) é dada pela equipe KeyAccess. Para solicitar, o responsável do condomínio deve formalizar um e-mail ao SAC (mailto:sac@keyaccess.com.br), informando o nome completo do colaborador. O perfil só será liberado ao colaborador cadastrado na empresa do condomínio via portal Colaboradores Online (https://colaboradores.online/) e identificado no aplicativo KeyAccess Pass.

Como recebo o login e senha para o app KeyAccess Check?

Se o seu empreendimento usará o app KeyAccess Check para leitura de QR Code de usuários, a primeira ação a ser feita é a solicitação de liberação dos acessos para sua equipe. Para ter acesso ao app KeyAccess Check, o gestor do empreendimento deve solicitar a liberação enviando um e-mail ao SAC (mailto:sac@keyaccess.com.br)com nome completo e e-mail dos operadores. Somente operadores cadastrados no portal Colaboradores Online (http://colaboradores.online) e identificados no app KeyAccess Pass ...

Consigo desabilitar a regra de anti passback apenas para a equipe do condomínio?

Sim, a partir do servidor local* é possível acessar o cadastro da equipe do condomínio e desabilitar a regra. Siga os passos: - Acesse o Menu do servidor local - Busque o cadastro do fixo - Desça a tela e clique em Opções avançadas - No campo Valida dupla entrada altere para Não - Salve a alteração ATENÇÃO: Sempre que o perfil RH do condomínio editar os cadastros dos colaboradores pelo portal Colaboradores Online (http://colaboradores.online), essa ação local será perdida e ...

Depois de quanto tempo o cadastro de um visitante é excluído do sistema de acesso do condomínio?

A decisão pelo tempo de armazenamento dos cadastros de fixos e visitantes é do controlador dos dados do sistema de controle de acesso. No caso do KeyAccess em empreendimentos, o controlador é o condomínio. Se for o responsável pelo condomínio, acesse o artigo sobre o tema, clicando aqui (https://keyaccess.ladesk.com/921004-Como-programo-a-exclus%C3%A3o-dos-dados-do-sistema-de-controle-de-acesso-do-condom%C3%ADnio).

Como liberamos acesso ao servidor do KeyAccess a outro colaborador do condomínio?

Para criar um operador no servidor KeyAccess do condomínio, solicite ao responsável com acesso total ao sistema ou acione a empresa de manutenção do controle de acesso. Veja como fazer: - Vá no Menu e clique na seta ao lado do nome do operador - Clique em Gerenciar operadores - Clique em Criar operador - Encontre o colaborador que deseja criar operador (vamos utilizar o colaborador “Técnico Homologado” como exemplo) - Defina um nome de usuário (este nome também será a senha para o primeiro...

Consigo um levantamento da quantidade de veículos que acessaram o galpão para determinada empresa, incluindo fixos e visitantes?

Sim, a partir do caminho Menu > Relatórios > Relatório de acessos de pessoas, disponível no Servidor local, o gestor do condomínio poderá selecionar o período desejado, exportar as informações para Excel e na planilha trabalhar os dados, de maneira a contabilizar apenas os acessos realizados à área interna e aos bloqueios de veículos (cancelas ou portões). No Relatório de acessos de pessoas, o gestor terá as seguintes informações disponíveis*: - NOME - EMPRESA - ANDAR - ÁREA ...

O QR Code do visitante está com a imagem distorcida ou não aparece de forma correta.

Em caso de problemas na imagem do QR Code do visitante, verifique qual navegador ele está utilizando ou se ele está com a opção de Inversão de cores habilitada em seu aparelho celular. Alguns navegadores ignoram as configurações padrões do aparelho ao habilitar o tema escuro. Para desabilitar, verifique as configurações do navegador. Se o visitante não concordar com a alteração de configuração, solicite que use o Totem de Autoatendimento. Exemplo do problema:

Estamos com uma peça do KeyAccess com problema. Quem devemos acionar?

Problemas de hardware devem ser tratados em conjunto com a empresa de manutenção do controle de acesso do seu condomínio. Para que o time da KeyAccess possa auxiliar e avaliar o problema da peça, precisamos de algumas informações técnicas, preenchidas no RAT (Registro de Atendimento Técnico de Equipamentos). Solicite à empresa de manutenção do seu empreendimento, que fez a instalação da peça em questão, para responder o formulário no link e abrir um chamado ao [SAC](mailto:SAC@keyaccess.com.br)...

Como impedir a entrada da mesma pessoa em uma área durante um tempo pré-estabelecido?

As configurações e regras de acesso são feitas no servidor local do KeyAccess. Sugerimos pedir o apoio da empresa de manutenção do controle de acesso para ajustar qualquer configuração do sistema. No cadastro de ÁREAS, temos o recurso VALIDA INTERVALO DE CARÊNCIA. Se habilitado, é possível entrar com um valor em minutos (mínimo 1 min) onde, após o usuário ter realizado a entrada naquela área, a reentrada do mesmo somente será permitida após aquele tempo cadastrado em minutos (ou seja, vale par...

Como bloqueio um usuário para que não acesse mais o condomínio?

No portal Site Master (https://sitemaster.visitantes.online/) é possível bloquear um usuário (fixo ou visitante) a partir do seu documento. - Através do Menu do portal, clique em Bloqueio administrativo - Informe o documento, adicione um comentário e salve Esta ação sincronizará com o servidor local do empreendimento. Caso o sistema local esteja offline, essa ação não será sincronizada e o bloqueio não funcionará. Após o processo completo, os usuários que forem bloqueados não consegu...

Como a recepção do condomínio pode acompanhar a liberação de um visitante, pela empresa visitada?

No portal Concierge é possível acompanhar a liberação dos visitantes em espera, através de cards de alerta apresentados na tela inicial. Os cards sobem a partir de um determinado tempo de espera, e sai da tela assim que a empresa faz a liberação. Check-in de Visitante: Card Amarelo - Espera de 1 a 2 minutos Card Laranja - 3 a 4 minutos Card Vermelho - A partir de 5 minutos Check-in de Motorista (em caso de galpão logístico): Card Amarelo - Espera de 5 a 10 minutos Card Laranja - 10 a ...

Como é feito o check-in e a aprovação de visitante inesperado?

Quando um visitante não é esperado pela empresa, e portanto não tem evento agendado, ele deve escanear o QR-Code do empreendimento ou acessar o totem pelo comando SOU VISITANTE, e preencher os dados solicitados: ✔️CPF ✔️Primeiro nome ✔️Empresa visitada ✔️Nome da pessoa que vai falar na empresa visitada OPCIONAIS*: ✔️Nome da sua empresa ✔️Motivo da visita ✔️Telefone Este processo cria para a empresa escolhida um Evento não agendado e envia aos colaboradores com perfil Geral uma notif...

Quem é notificado na empresa, quando um visitante faz check-in sem ter um evento criado, usando o QR Code do condomínio?

Sempre que um visitante não tiver evento agendado, ele usará o QR-Code do empreendimento para acessar o link do condomínio e realizar seu cadastro solicitando entrada à empresa desejada. Este processo cria para a empresa escolhida um Evento não agendado e envia aos colaboradores com perfil Geral uma notificação para aprovação. O colaborador notificado poderá aprovar, editar ou recusar o evento pelo aplicativo ou pelo portal Visitantes Online (http://visitantes.online/). Em caso de recusa, ele e...

Consigo extrair do sistema um relatório com o número de pessoas que entram no condomínio diariamente?

Sim, o gestor do empreendimento pode consultar e exportar o número de pessoas que entram no condomínio diariamente, através do portal Site Master (https://sitemaster.visitantes.online/)*. No portal consulte o gráfico de Público diário, que traz a quantidade de pessoas diferentes que frequentaram o condomínio no período, separada por visitante e colaborador. Para exportar a informação, filtre o período desejado e clique sobre o ícone do Excel. Através do Servidor local (https://keyaccess.la...

Apareceu um card vermelho no topo da tela do portal site master. O que significa?

No portal Site Master (https://sitemaster.visitantes.online/) é possível que o gestor do condomínio gerencie limite de ocupação por empresa ou por andar. Feita essa configuração, sempre que a empresa ou o andar exceder o limite de ocupação definido pelo condomínio, um card vermelho aparecerá no topo da tela do portal. Para configurar o limite de ocupação: - Acesse o portal Site Master (https://sitemaster.visitantes.online/) - Vá no Menu - Clique em Lotação - Defina os limites por emp...

O totem de autoatendimento está lento aqui no condomínio. O que devemos fazer?

O Totem de autoatendimento é um equipamento que funciona conectado a internet local. Em caso de demora na resposta aos comandos, é preciso solicitar a ajuda da equipe de manutenção de internet e catracas do condomínio, que verificará se o cabeamento está encaixado de forma correta e se a internet está chegando com velocidade ao totem para que ele rode sem nenhuma lentidão. Para análise da conexão com a internet: 1 - Cheque se o led da placa de rede está piscante 2 - Se não estiver, retire o...

Como impedimos que os usuários compartilhem o QR Code com outras pessoas?

Como forma de reduzir más práticas pelos colaboradores fixos do condomínio, atualmente, não é possível tirar print da tela do aplicativo, para usuários que utilizam aparelhos com sistema operacional Android. Além disso, o empreendimento deve checar algumas regras de segurança habilitáveis no servidor local: - Habilitar anti dupla entrada - Essa regra garante que as movimentações devem obrigatoriamente ter uma entrada e uma saída. - Habilitar tempo de carência – Essa regra não permite a l...

Posso excluir e incluir uma empresa direto no servidor?

Não. Exclusão e inclusão de empresas são ações feitas diretamente pelo time KeyAccess, a partir de chamado aberto no SAC. Para remover uma empresa da plataforma KeyAccess, o gestor do condomínio deve abrir um chamado ao sac@keyaccess.com.br (mailto:sac@keyaccess.com.br) informando o nome do locatário que deverá ser excluído. A ação retira a empresa dos portais KeyAccess e inativa todos os cadastros de seus fixos. O prazo para exclusão é de até 7 dias úteis. Lembrando que todo histórico da empr...

O visitante não consegue finalizar o check-in. Já trocamos a rede de internet e mesmo assim o fluxo não completa e para numa tela em branco.

Se a conexão com a internet já foi checada, provavelmente o visitante está usando um navegador incompatível e não homologado pelo sistema KeyAccess. Hoje temos os principais navegadores homologados: - Google Chrome - Samsung Internet Browser - Firefox - Safari Solicite ao visitante que utilize algum desses navegadores para realizar seu check-in, ou use o totem de autoatendimento, nesses casos.

Temos o reconhecimento facial aqui no condomínio. Como cadastramos as fotos?

Se o seu condomínio contratou o sistema com reconhecimento facial para uso dos fixos, aprenda como cadastrar as fotos dos usuários: ✔️O primeiro passo para o cadastramento das fotos do reconhecimento facial é o pré cadastro do colaborador no portal https://colaboradores.online/ pelo RH das empresas. Para isso eles devem acessar o portal, clicar em +Colaborador, preencher os dados e confirmar a criação. Esse processo envia um e-mail de convite ao colaborador. Lembrando que também é possível esse...

Critérios para fotos de reconhecimento facial

Para a coleta da foto, a equipe KeyAccess recomenda: - Durante o processo de captura da imagem, a pessoa deve estar com a face inteira descoberta. Dessa forma, recomendamos retirar itens como máscara e óculos; - A captura deve ocorrer com ambiente que projete iluminação sobre a face do usuário, evitando sombras em face de iluminação contraposta; - Evite condições que possam impactar no contorno da face, como feixe de luz solar; - Utilize câmeras de capturas homologadas; - Em casos de usuários c...

Há alguma maneira ou dica para usar o reconhecimento facial com duas pessoas gêmeas?

A inteligência artificial do reconhecimento facial detecta determinadas características da face do usuário, que podem não ser diferenciáveis a gêmeos idênticos. Se os gêmeos tiverem características que os diferenciem, sugerimos que o condomínio teste os acessos a partir do cadastro de fotos tiradas em condições ideais. Se a confusão entre dois gêmeos fixos em um local for crítica, recomendamos outro método de autenticação disponível (QRCode do aplicativo, por exemplo). Para dicas sobre as condi...

Consigo customizar uma mensagem para os visitantes de uma empresa aqui do condomínio?

Sim, é possível customizar uma mensagem que será apresentada logo abaixo do QR Code de acesso dos visitantes. Através do portal Site Master (https://sitemaster.visitantes.online), o gestor do condomínio incluirá a mensagem (limite de 130 caracteres) que será apresentada aos visitantes de cada empresa. Essa informação constará abaixo do QR Code do visitante, na última tela do seu check-in. Para configurar a mensagem por empresa, siga os passos: - Acesse o portal Site Master (https://sitema...

Não estou conseguindo exportar o relatório do Público diário de uma única data.

Para exportar o relatório do Público diário, de uma data específica, ajuste o horário do filtro para 0:00 às 23:59. Se o gestor filtrar um dia específico reduzindo o horário, o sistema não gerará a planilha, pois este gráfico traz dados diários e não por hora. Exemplo de como deve filtrar a informação:

Como consulto a relação de fixos que não estão mais frequentando o condomínio?

A partir do portal Site Master (https://sitemaster.visitantes.online/) é possível extrair o Relatório de inatividade, filtrando por período e/ou por empresa. O Relatório de Inatividade trará a relação de pessoas fixas com cadastro ativo que não estão frequentando o condomínio no período selecionado. Essa informação ajudará o gestor do condomínio nas comunicações com as empresas, referente à responsabilidade nas inativações de colaboradores desligados. O relatório será exportado no formato .csv...

Onde consigo a informação do último acesso dos fixos ao condomínio?

É possível extrair essa informação usando 2 bases diferentes: Relatório de pessoas e Relatório de acesso de pessoas. Na sugestão abaixo o gestor conseguirá os nomes e empresas de todos os fixos que não passaram pelo controle de acesso em determinado período, de acordo com o filtro aplicado. Base 1 - *Relatório de pessoas* - Neste relatório filtre: - Tipo de cadastro – Fixo - Possui identificador – Ambos - Exporte para Excel Base 2 - *Relatório de acesso de pessoas* ...

O totem travou e não conseguimos fazer nenhum comando na tela nem imprimir o QR Code.

Se o totem estiver travado na tela inicial, pode ser problema no touchscreen (que é mais ou menos como um mouse USB). Provavelmente tem sujeira em seus sensores, que ficam nas bordas entre o vidro e o frame externo. Limpem primeiro os sensores. Depois, garantindo que ficaram limpos, reiniciem o totem através da chave / botão. NUNCA desligue o totem direto pelo cabo de energia / plugue da tomada, sob risco eminente de corromper o sistema operacional e eventualmente perder o HD. Em caso de probl...

Onde o condomínio consulta a relação de colaboradores vinculados a grupos de acesso criados como recurso limitado?

No servidor local* é possível consultar a relação de fixos vinculados a qualquer grupo de acesso. Basta acessar o Relatório de Grupos e filtrar por aquele desejado. *Caso não tenha acesso ao servidor local, peça ajuda da empresa de manutenção do controle de acesso do seu condomínio.

Como crio novos grupos de acesso para as empresas vincularem a seus colaboradores ou visitantes?

Grupos de acesso são criados direto no Servidor local do KeyAccess e disponibilizados para as empresas via portal Site Master (https://sitemaster.visitantes.online/). Solicite ao gestor do condomínio ou à empresa responsável pela manutenção do controle de acesso. ETAPA 1: ✔️Acesse o servidor local ✔️Clique sobre o menu no canto superior direito da tela ✔️Selecione as opções Gestão e Grupos de acesso ✔️Clique em Criar Grupo de Acesso ✔️Descrição do grupo de acesso: insira um nome amigável q...

Onde consigo um relatório com todas as pessoas que acessaram o empreendimento?

O gestor do empreendimento pode consultar e exportar o relatório de duas formas: Via portal Site Master (https://sitemaster.visitantes.online/) é possível exportar a informação de Público diário, que traz a quantidade de pessoas diferentes que frequentaram o prédio no período, separada por visitante e colaborador. Ainda neste gráfico, o gestor pode filtrar a informação por empresa, e exportar separadamente. Através do Servidor local* também é possível consultar e exportar a informação, através...

Estou consultando o Público diário no portal Site Master, mas não estão aparecendo as contagens de um dia.

Os contadores de ocupação do empreendimento são acionados de hora em hora a partir do servidor local KeyAccess. À meia noite, acontece o processamento do público diário, disponível no portal Site Master (https://sitemaster.visitantes.online/). Se durante o período de contagem o servidor local KeyAccess estiver off-line ou seu horário estiver errado, o sistema não registrará o número, impactando no relatório do Site Master. Ao consultar o relatório de público diário do seu empreendimento, se ide...

O condomínio pode criar ou editar cadastros de fixos via servidor local?

Não. Em nenhuma situação o condomínio deve cadastrar localmente um usuário fixo do KeyAccess, Todo cadastro deve ser iniciado no portal Colaboradores Online (http://colaboradores.online) pelo RH da empresa do fixo. Após essa etapa inicial, o usuário fixo receberá um e-mail com Código da empresa para ativar o aplicativo KeyAccess Pass. Finalizando sua identificação no aplicativo, o cadastro será sincronizado* com o servidor local do condomínio e seus acessos liberados, de acordo com o grupo de ...

Onde cadastramos o cartão de acesso dos fixos?

O cartão de acesso deve ser cadastrado pelo RH da empresa. No cadastro do colaborador, na plataforma Colaboradores Online (https://colaboradores.online/) há um campo onde o RH pode cadastrar a numeração do cartão de acesso, lembrando que é preciso incluir o facility code na numeração. Para que o cartão seja ativado, o colaborador precisa baixar o aplicativo KeyAccess Pass e concluir seu cadastro, informando CPF, nome completo e código da empresa (enviado a ele no e-mail de convite). Após este...

Pra que serve o portal Site Master?

O Site Master (https://sitemaster.visitantes.online/) é um portal de gestão para o responsável do condomínio. Nele o gerente do empreendimento terá acesso: - aos dashboards de ocupação do empreendimento: - Ocupação atual - Ocupação histórica (por hora) - Público diário (pessoas diferentes que foram no local nos dias anteriores) - Controle de ocupação por empresa - a relação de empresas cadastradas na plataforma (acessando cada empresa, poderá alterar o andar e os grupos de ...

Como posso investigar o acesso de um usuário pelos bloqueios do empreendimento?

A partir do servidor local do KeyAccess é possível consultar os relatórios de acesso do empreendimento. ✔️No menu do servidor clique em Relatórios ✔️Clique em Relatório de acesso de pessoas ✔️Use os filtros para trazer as informações desejadas Ao consultar este relatório, procure sempre identificar a entrada e a saída do usuário, a fim de validar que os acessos foram feitos de forma correta. Se não tiver acesso ao servidor local, entre em contato com a empresa integradora e solicite o l...

Como consulto o servidor local do KeyAccess?

Se for o responsável pelo empreendimento, entre em contato com a empresa integradora que instalou o KeyAccess no condomínio e solicite os dados de acesso. O integrador deverá criar um operador para o gerente responsável e passar o seu login e senha inicial (que deverá ser alterada após o primeiro acesso, pelo gerente). No servidor local é possível consultar a relação de Fixos e Visitantes cadastrados, além dos relatórios de acesso para eventuais levantamentos.

As empresas tem acesso ao relatório de entradas e saídas dos seus funcionários?

Não. Essa informação é exclusiva do condomínio, que coleta e armazena os dados no servidor local. No servidor constam os relatórios e histórico de entrada e saída de usuários (fixos e visitantes) e somente o controlador dos dados do sistema deve ter acesso a essas informações. Com a mudança do cenário e da legislação, o acesso a estes dados fica restrito e limitado ao condomínio, cabendo a ele, no papel de controlador e responsável pelo armazenamento dos dados, definir regras para eventual env...

Como consigo ver todos os cadastros de usuários?

A Administração do empreendimento, como controladora dos dados, tem acesso ao cadastro de todos os usuários através do servidor local do KeyAccess. Caso não tenha os dados de acesso ao sistema local, solicite para a empresa integradora, que fez a instalação do controle de acesso. No servidor local acione o comando FIXOS para consultar um cadastro de colaborador e o comando VISITANTES para cadastro de visitantes. Além disso é possível exportar um Relatório de Pessoas, a partir do comando RELATÓ...

Estamos trocando o gerente do prédio. Como é feito o processo de alteração?

Sempre que um novo gerente assumir, é importante avisar o sac@keyaccess.com.br (mailto:sac@keyaccess.com.br), para realizamos o cadastro no sistema e a liberação do acesso ao Site Master. Se for utilizar um e-mail que já está em uso pelo responsável atual, faremos a alteração. Informações necessárias: - Nome completo do responsável (sem abreviações) - E-mail do responsável Além de validar o acesso aos portais, o novo gerente deve realizar o curso EAD de Formação de Gestores e participar da...

Como podemos gerenciar áreas restritas no condomínio, com vagas limitadas por empresa?

O KeyAccess possui um recurso para gerenciar áreas comuns com vagas limitadas aos fixos (colaboradores das empresas), em seu empreendimento. A funcionalidade Recurso limitado permite que a Administração do empreendimento crie um grupo de acesso para essas áreas, restringindo o número de vagas permitidas por empresa, através do portal [Site Master](https://sitemaster.visitantes.online/). ✔️No Menu do portal Site Master acesse a tela Recursos Limitados. ✔️Clique em +Recurso ✔️Defina o nome do rec...

Onde consigo ver a ocupação do condomínio?

Através do portal Site Master (https://sitemaster.visitantes.online/) é possível acessar os dashboards de ocupação em tempo real e histórica, do empreendimento. São quatro funcionalidades disponíveis: 1. Ocupação atual – Quantas pessoas estão dentro do empreendimento, em tempo real. 2. Ocupação histórica – Quantas pessoas estão dentro do empreendimento, por hora. 3. Público diário – Quantas pessoas diferentes frequentaram o prédio no mesmo dia. 4. Limite de Ocupação – Permite estabelecer li...

Como é feito o acesso de um acompanhante, caso o evento permita?

Caso o evento permita a entrada de acompanhante, o convidado poderá cadastra-lo durante o seu check-in, adicionando-o ao agendamento da empresa. Cada visitante deve realizar o próprio check-in e a opção de Adicionar acompanhante é para pré cadastra-lo no evento, como convidado também, facilitando a liberação pelo anfitrião, já que neste caso, a notificação com o pedido de liberação para a empresa, já vai com as duas pessoas. O acompanhante poderá usar o mesmo link de evento agendado ou o link...

Como consigo um treinamento com a KeyAccess?

Queremos garantir que todos os usuários do KeyAccess entendam como funciona o sistema e não fiquem com nenhuma dúvida. Por isso promovemos treinamentos toda quinta-feira a tarde com um time exclusivo da KeyAccess. Nesses encontros ao vivo apresentamos as funcionalidades dos portais e fazemos uma rodada de dúvidas com os participantes. Pra organizarmos melhor os assuntos e interesses, dividimos as turmas por tema: Horário e link da Live Público Alvo Portais apresentados Assun...

Como troco os grupos de acesso de uma empresa do condomínio?

Para atribuir um novo grupo de acesso para a empresa, o gerente do empreendimento deve acessar o portal Site Master (https://sitemaster.visitantes.online/) e seguir os passos: Menu > Empresas > Selecione a empresa desejada > Adicione o novo grupo de acesso. Após esse comando, o novo grupo de acesso será sincronizado com o portal Colaboradores Online (http://colaboradores.online) da empresa, e permitirá que o perfil RH faça a atualização nos cadastros. Se for necessário retirar um ou m...

Como liberamos o acesso ao KeyAccess para uma nova empresa do condomínio?

Sempre que uma nova empresa assumir um conjunto ou andar em seu empreendimento, será necessário que o responsável na Administração solicite ao nosso time do sac@keyaccess.com.br (mailto:sac@keyaccess.com.br) a abertura dela nos portais do KeyAccess. Este processo pode levar até 3 dias úteis, então solicite com antecedência. Na solicitação deve conter: - Nome da empresa (como querem que apareça no sistema) - Andar - Nome completo do responsável que terá perfil RH - E-mail do respon...

Como excluo uma empresa da plataforma? O locatário saiu do condomínio.

Para remover a empresa da plataforma KeyAccess, o gestor do condomínio deve abrir um chamado ao sac@keyaccess.com.br (mailto:sac@keyaccess.com.br) informando o nome do locatário que deverá ser excluído. A ação retira a empresa dos portais KeyAccess e inativa todos os cadastros de seus fixos. O prazo para exclusão é de até 7 dias úteis. Lembrando que todo histórico da empresa em questão, será mantido no servidor local.

Como excluo definitivamente dados do servidor local?

ATENÇÃO: Apenas o Controlador dos Dados, neste caso o condomínio, poderá solicitar qualquer exclusão de dados do sistema. Se a solicitação vier do dono do dado, este deverá acionar o Condomínio, que abrirá o chamado ao KeyAccess. Além disso, a exclusão de dados é uma ação irreversível, não sendo possível recuperar nenhuma informação no futuro. SITUAÇÃO 1: PROGRAMAR EXCLUSÃO DE DADOS Para programação de exclusão definitiva de dados, incluindo o histórico de cadastros e acessos, o gestor predial...

Uma empresa trocou de andar. Como alteramos no sistema?

Para atribuir o novo andar para a empresa, o gerente do empreendimento deve acessar o portal [Site Master](https://sitemaster.visitantes.online/) e seguir os passos: Menu > Empresas > Selecione a empresa desejada > Adicione o novo andar. Após esse comando, o novo andar será sincronizado com o portal Colaboradores Online da empresa, e permitirá que o perfil RH faça a atualização nos cadastros. [Clique aqui](https://keyaccess.ladesk.com/411570-Minha-empresa-trocou-de-andar-no-condom%C3%...

Uma empresa reportou que não recebe a notificação para liberar os visitantes. Como podemos orienta-los?

Se a reclamação refere-se ao aplicativo, oriente as checagens e contornos abaixo: CHECAGEM 1 - Para receber os avisos de aprovações pendentes através do aplicativo, cheque nas configurações do seu aparelho se foi dada permissão de notificação para o KeyAccess Pass. CHECAGEM 2 -Se estiver no wi-fi da sua empresa ou wi-fi público, altere a rede para o 4G do aparelho e faça um teste de check-in a fim de validar se as notificações chegam. Este teste é importante pois em algumas redes corporativas ...

Um colaborador de uma empresa reclama que o cartão de acesso não funciona nos bloqueios, apenas o QR Code. O que devo fazer?

Cheque com o RH da empresa se o cartão de acesso foi cadastrado no Colaboradores Online, para o usuário em questão. Valide se a numeração está correta (com facility code). Agora verifique no servidor local do KeyAccess, em FIXOS, se o cadastro do colaborador foi sincronizado e se a numeração do cartão aparece no sistema. Caso a numeração do cartão do usuário não tenha sincronizado em seu cadastro no servidor, provavelmente este cartão está atrelado a outro usuário. No servidor local, acess...

Não aparecem todas as empresas no totem. Por quê?

Para que a empresa apareça na relação de empresas do empreendimento, são necessárias duas condições: ✔️Possuir um ou mais colaboradores com perfil GERAL (somente colaboradores com esse perfil recebem a notificação para autorizar visitantes a entrar na empresa, via Evento não agendado) ✔️O perfil RH não pode ter desabilitado a opção nas configurações do portal Colaboradores Online Caso note que faltam empresas na relação do prédio, entre em contato com o perfil RH e passe essas orientações...

Os totens não estão imprimindo. O que fazer?

Confira se ele perdeu conexão com a internet. Pode ser algo na rede ou com o cabo. Para verificar se o problema é na impressora, faça essas checagens: ✔️checar se a impressora tem papel; ✔️se o papel está colocado do lado correto; ✔️se a impressora está ligada; ✔️conexão do cabo USB da impressora com a CPU - trocar de porta USB pode resolver; ✔️se há indicativo de erro no led da impressora.

Como podemos gerenciar áreas restritas no condomínio, com vagas limitadas por empresa?

O KeyAccess possui um recurso para gerenciar áreas comuns com vagas limitadas aos fixos (colaboradores das empresas), em seu empreendimento. A funcionalidade Recurso limitado permite que a Administração do empreendimento crie um grupo de acesso para essas áreas, restringindo o número de vagas permitidas por empresa, através do portal Site Master (https://sitemaster.visitantes.online/). ✔️No Menu do portal Site Master acesse a tela Recursos Limitados. ✔️Clique em +Recurso ✔️Defina o nome do re...

Os eventos de entrada e saída não estão aparecendo no painel da concierge. O que fazer?

Quando os eventos de entrada e saída param de aparecer no portal Concierge, é possível que o servidor local do KeyAccess ou o módulo Cloud esteja Offline. Solicite ao gerente do empreendimento que acesse localmente o servidor KeyAccess para confirmar a informação na tela do Sinótico. Para verificar: ✔️Acesse o servidor local do KeyAccess ✔️Vá na tela do Sinótico (ícone de cadeado no final da tela à direita) ✔️Confira se o módulo cloud está online Caso o módulo cloud esteja offline, será...

Uma empresa pediu um novo grupo de acesso, como devemos cria-lo?

Grupos de acesso são criados direto no Servidor local do KeyAccess e disponibilizados para as empresas via portal Site Master (https://sitemaster.visitantes.online/). Solicite ao gestor do condomínio ou à empresa responsável pela manutenção do controle de acesso. ETAPA 1: ✔️Acesse o servidor local ✔️Clique sobre o menu no canto superior direito da tela ✔️Selecione as opções Gestão e Grupos de acesso ✔️Clique em Criar Grupo de Acesso ✔️Descrição do grupo de acesso: insira um nome amigável q...

Alguns visitantes não conseguem finalizar o check-in e dá Erro de Requisição, mesmo estando com internet.

O erro de requisição significa que o processo de check-in foi interrompido por falta de comunicação. Pode ser que o celular do usuário tenha parado de fazer polling. Mesmo navegando em outros aplicativos e tendo sinal aparente, se durante o processo do check-in a conexão falhar, mesmo que por segundos, pode retornar na tela o erro de requisição dependendo da etapa do processo. Nesses casos, peça ao usuário para clicar em Tentar novamente. Em alguns casos é necessário trocar a rede de internet pa...

Alguns fixos estão com dificuldade de acessar o aplicativo. Não mostra nenhuma empresa associada em Dados da Conta. O que devo fazer?

O aplicativo KeyAccess possui uma renovação de token, que acontece a cada 6 horas. Quando o usuário acessa o aplicativo e o token está vencido, é necessário que ele tenha conexão com a internet para que o QR Code seja gerado e associado a empresa. Se ele iniciar o acesso em um local com conexão ruim (elevador, por exemplo), o app poderá abrir sem associação de empresa ou ficar processando dados por muito tempo. Nessa situação, a orientação é fechar o app, trocar a rede ou aguardar a conexão se e...

Como programo a exclusão dos dados do sistema de controle de acesso do condomínio?

Para realizar a programação de exclusão dos dados é necessário que o empreendimento esteja com a versão do servidor local - 1.7.18 ou superior. O procedimento é feito diretamente no servidor local, com base nas configurações definidas pelo responsável do condomínio. Nesta configuração o condomínio, de acordo com as orientações do DPO e Política de Privacidade, escolherá o período de armazenamento dos dados dos visitantes e fixos inativos, automatizando a exclusão. Por padrão a opção Nunca apag...

Como dou acesso de concierge para os funcionários do condomínio?

O acesso de Concierge é liberado pelo gestor do condomínio, no portal [Site Master](https://sitemaster.visitantes.online/). Veja como fazer: - Faça login no portal [Site Master](https://sitemaster.visitantes.online/) - Clique em Concierge no Menu - Clique em Associar perfil - Busque e selecione o colaborador e confirme clicando em Associar perfil Se o responsável pelo condomínio não tiver login no portal Site Master, poderá solicita-lo através do sac@keyaccess.com.br. Ao final do processo, p...

Como altero o nome de uma empresa na plataforma?

A alteração do nome de uma empresa na plataforma é feita via gerente do empreendimento pelo portal Site Master (https://sitemaster.visitantes.online). O responsável pelo empreendimento acessará o portal e seguirá os passos: ✔️Acesse o Menu; ✔️Clique em Empresas; ✔️Encontre a empresa que deseja alterar o nome; ✔️Altere o campo Nome da empresa (Nome exibido nos portais, no servidor local e no e-mail de convite ao colaborador); ✔️Altere o campo Nome da empresa abreviado (Nome exibido no QR Cod...