Para cadastrar um colaborador você precisa ter Perfil RH liberado em sua empresa.
Se não tiver acesso com este perfil, acione outra pessoa da empresa que tenha o perfil RH para libera-lo a você. Clique aqui para saber como fazer.
Acesse Colaboradores Online com a senha que recebeu por e-mail e siga as orientações abaixo:
Na tela inicial clique em +Colaborador e preencha o formulário:
- O número de controle pode ser a matrícula do funcionário ou qualquer código usado pela empresa para identificar o colaborador (este campo é primário portanto não pode se repetir para mais de um colaborador)
- Informe o nome completo do colaborador (o nome do colaborador deve estar completo, como no CPF dele)
- Informe o e-mail do colaborador, corporativo ou pessoal (o e-mail deve ser único para cada usuário e ficará atrelado ao seu login nos portais, portanto não use um e-mail genérico)
- (Opcional) Informe os telefones do colaborador
- (Opcional) Informe o departamento do colaborador
- Defina se o cadastro deverá ficar ativo ou inativo
- (Opcional) Informe o número do cartão de acesso do colaborador (peça ajuda a Administração do prédio pois este campo precisa ter o facility code). Só faz sentido preencher esse campo se seu condomínio manteve o leitor de cartão nas catracas, caso contrário pode deixar o item em branco
- Defina a validade do cadastro do colaborador
- Selecione o grupo de acesso* do colaborador, que é o horário em que ele poderá acessar o prédio, de acordo com a lista que aparecerá no campo
- Selecione o andar de trabalho do colaborador
- Escolha qual o perfil do colaborador para Administração de Convidados (utilizado para receber visitantes na empresa):
- Individual – usuário com acesso ao portal Visitantes Online e permissão para criar eventos e liberar os seus convidados. Este perfil tem acesso apenas aos eventos criados por ele e só é notificado dos eventos em que ele for anfitrião.
- Geral – usuário com acesso ao portal Visitantes Online e permissão para criar eventos e liberar convidados de qualquer evento da empresa, mesmo que não seja anfitrião; perfil com permissão para aprovar convidados em eventos não agendados. Este perfil tem acesso a todos os eventos criados na empresa e é notificado de todos os eventos, mesmo não sendo anfitrião.
- Aprovador limitado – usuário com acesso ao portal Visitantes Online mas sem permissão para criar eventos. Sua permissão é apenas para liberar convidados nos eventos em que for inserido como anfitrião.
- Organizador limitado – usuário com acesso ao portal Visitantes Online com permissão para criar eventos, mas sem permissão para liberar convidados.
- Sem Acesso – usuário sem acesso a nenhum portal de gestão do sistema. Seu único acesso é ao aplicativo para entrar e sair do prédio.
- Clique em Criar colaborador
Esta ação gera um e-mail automático do sistema para o colaborador, que deverá baixar o aplicativo para finalizar o seu cadastro.
Se quiser cadastrar vários colaboradores de uma só vez, use o recurso de importação de lista.
* Caso a empresa precise de outros grupos de acesso, com dias da semana e/ou horários específicos, ela deve solicitar ao condomínio, que fará a criação e configuração no servidor local do sistema e disponibilizará para a empresa.