Aprenda a cadastrar colaboradores um a um e por lista.

Aprenda a cadastrar os colaboradores da empresa no portal Colaboradores Online do KeyAccess. Esse processo envia aos colaboradores um e-mail de convite com orientações para identificação no app KeyAccess Pass, que gera o QR Code de acesso ao empreendimento.

Veja como cadastrar um colaborador:

1. O número de controle pode ser a matrícula do funcionário ou qualquer código usado pela empresa para identificar o colaborador (este campo é primário portanto não pode se repetir para mais de um colaborador)
2. Informe o nome completo do colaborador (o nome do colaborador deve estar completo, como no CPF dele)
3. Informe o e-mail do colaborador, corporativo ou pessoal (o e-mail deve ser único para cada usuário e ficará atrelado ao seu login nos portais, portanto não use um e-mail genérico)
4. (Opcional) Informe os telefones do colaborador
5. (Opcional) Informe o departamento do colaborador
6. Defina se o cadastro deverá ficar ativo ou inativo
7. (Opcional) Informe o número do cartão de acesso do colaborador (peça ajuda a Administração do prédio pois este campo precisa ter o facility code). Só faz sentido preencher esse campo se seu condomínio manteve o leitor de cartão nas catracas, caso contrário pode deixar o item em branco
8. Defina a validade do cadastro do colaborador
9. Selecione o grupo de acesso* do colaborador, que é o horário em que ele poderá acessar o prédio, de acordo com a lista que aparecerá no campo
10. Selecione o andar de trabalho do colaborador
11. Escolha qual o perfil do colaborador para Administração de Convidados (utilizado para receber visitantes na empresa):
    1. Individual – usuário com acesso ao portal Visitantes Online e permissão para criar eventos e liberar os seus convidados. Este perfil tem acesso apenas aos eventos criados por ele e só é notificado dos eventos em que ele for anfitrião.
    2. Geral – usuário com acesso ao portal Visitantes Online e permissão para criar eventos e liberar convidados de qualquer evento da empresa, mesmo que não seja anfitrião; perfil com permissão para aprovar convidados em eventos não agendados. Este perfil tem acesso a todos os eventos criados na empresa e é notificado de todos os eventos, mesmo não sendo anfitrião.
    3. Aprovador limitado – usuário com acesso ao portal Visitantes Online mas sem permissão para criar eventos. Sua permissão é apenas para liberar convidados nos eventos em que for inserido como anfitrião.
    4. Organizador limitado – usuário com acesso ao portal Visitantes Online com permissão para criar eventos, mas sem permissão para liberar convidados.
    5. Sem Acesso – usuário sem acesso a nenhum portal de gestão do sistema. Seu único acesso é ao aplicativo para entrar e sair do prédio.
12. Clique em Criar colaborador

Esta ação gera um e-mail automático do sistema para o colaborador, que deverá baixar o aplicativo para finalizar o seu cadastro.

Se quiser cadastrar vários colaboradores de uma só vez, use o recurso de importação de lista.

1. Na tela inicial clique em Exportar:
2. No Excel, insira os dados nas suas respectivas colunas e salve a planilha
3. De volta ao portal clique em Importar para inseri-la no sistema
4. Caso alguma informação esteja incorreta, o sistema apontará destacando o colaborador com uma borda vermelha. Neste caso clique sobre o colaborador, corrija a informação e salve a alteração. Se todos os nomes estiverem com borda vermelha, algo deve estar errado no Excel, neste caso corrija diretamente no arquivo e tente importar novamente
5. Para finalizar, clique em Importar.