Perfil RH

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Faça a gestão de acesso dos seus colaboradores direto no KeyAccess.

Com o sistema de controle de acesso Key Access Cloud as empresas do condomínio passam a ter autonomia na gestão dos seus Colaboradores, através de portais na web, operados por usuários com permissão de acesso, denominada de Perfil RH. Através do portal [Colaboradores Online](https://colaboradores.online/), o perfil RH da empresa fará o pré cadastro de seus colaboradores. Desta forma, é eliminado o processo de envio de e-mail com dados pessoais de colaboradores para a Administração do condomínio...

Como consigo perfil RH para acessar o portal Colaboradores Online?

Para acessar o portal [Colaboradores Online](https://colaboradores.online/) é necessário ter o perfil RH liberado. Veja as duas opções abaixo e siga as orientações: VOCÊ É O PRIMEIRO USUÁRIO DA SUA EMPRESA? Então primeiro o gestor do condomínio precisa solicitar seu cadastro e liberação do perfil RH - Peça ao gestor do condomínio que solicite no [SAC](http://sac@keyaccess.com.br) o seu pré cadastro com liberação de perfil RH - Aguarde o e-mail de convite que chegará assim que o time do SAC fiz...

Como cadastramos o primeiro perfil RH da empresa?

O primeiro perfil RH da empresa é cadastrado pela equipe KeyAccess, a partir da solicitação do gestor predial do condomínio. Se sua empresa não possui nenhum perfil RH cadastrado e identificado, siga as orientações abaixo: - Peça ao gestor do condomínio que solicite no [SAC](http://sac@keyaccess.com.br/) o cadastro do perfil RH, enviando nome completo (sem abreviações) e e-mail; - Ao colaborador perfil RH, aguarde o e-mail de convite que chegará assim que o time do SAC fizer o cadastro; - Fina...

Como tenho acesso aos portais KeyAccess?

O sistema KeyAccess Cloud possui portais para permitir a gestão de cadastros de colaboradores e liberações de visitantes pelas empresas e pelo condomínio. A liberação para qualquer um dos portais é dada pelo RH da empresa, via portal [Colaboradores Online](https://colaboradores.online/). Se a empresa não tiver nenhum colaborador com perfil RH, solicite ao [SAC](mailto:sac@keyaccess.com.br), copiando o gestor do seu condomínio. LOGIN E SENHA: Para ter acesso aos portais, após liberação do perfil...

Como cadastro um colaborador? Estou com dúvidas no formulário de cadastro.

Para cadastrar um colaborador você precisa ter Perfil RH liberado em sua empresa. Se não tiver acesso com este perfil, acione outra pessoa da empresa que tenha o perfil RH para libera-lo a você. [Clique aqui](https://keyaccess.ladesk.com/317280-Como-dou-ou-retiro-perfil-RH-de-um-colaborador) para saber como fazer. Acesse [Colaboradores Online](https://colaboradores.online/) com a senha que recebeu por e-mail e siga as orientações abaixo: Na tela inicial clique em +Colaborador e preencha o for...

Como cadastro todos os colaboradores de uma vez?

Para cadastrar colaboradores você precisa ter perfil RH liberado na empresa. Acesse [Colaboradores Online](https://colaboradores.online/) e siga os passos abaixo: ✔️Na tela inicial clique em Exportar: ✔️No Excel, insira os dados nas suas respectivas colunas e salve a planilha ✔️De volta ao portal clique em Importar para inseri-la no sistema ✔️Caso alguma informação esteja incorreta, o sistema apontará destacando o colaborador com uma borda vermelha. Neste caso clique sobre o colaborador, corri...

Minha senha está dando inválida. O que devo fazer?

Antes de qualquer coisa, é importante saber que: - O login de acesso aos portais é o mesmo e-mail vinculado a sua conta do app KeyAccess Pass (confira em Menu > Dados da Conta, no aplicativo). - Só terá acesso a um ou mais portais da KeyAccess, colaboradores com perfis liberados pelo RH da empresa. Em caso de dúvidas sobre o seu perfil, cheque com o RH da sua empresa; É o seu primeiro acesso? O e-mail com os dados de acesso aos portais chegará com o título Login e senha de acesso, via sac@...

Perdi meus dados de acesso ao portal Colaboradores Online.

Antes de qualquer coisa verifique se o e-mail que está tentando logar no portal é o mesmo que consta em seu aplicativo > Menu > Dados da conta. O e-mail vinculado ao seu perfil no app será o login de acesso aos portais. Validando a informação acima, basta redefinir sua senha. Na tela de login do portal [Colaboradores Online](https://colaboradores.online/), clique em Esqueceu a senha para receber um e-mail que permitirá a redefinição da senha de acesso. Caso você não receba o e-mail de re...

Sou uma empresa nova no condomínio. Como faço para cadastrar meus colaboradores pra entrar?

Etapa 1 Abertura da empresa no ambiente cloud - A primeira coisa a ser feita é a abertura da empresa no ambiente cloud do condomínio. A solicitação deve ser enviada pelo gerente do empreendimento ao [SAC](mailto:sac@keyaccess.com.br). Para mais orientações sobre esse processo [clique aqui](https://keyaccess.ladesk.com/105008-Como-crio-uma-empresa-nova-no-sistema-do-pr%C3%A9dio). Etapa 2 Identificação do perfil RH da empresa no app - Ao solicitar abertura da nova empresa, o condomínio informa ...

Preciso preencher o campo de cartão de acesso do colaborador?

Se o empreendimento manteve o leitor de cartão nas catracas, você pode preencher esse campo, mas ele é opcional. Lembrando que é preciso incluir o facility code na numeração. Em caso de dúvidas procure a Administração do condomínio. IMPORTANTE: Para que o cartão seja ativado, o colaborador precisa baixar o aplicativo KeyAccess Pass e concluir seu cadastro, informando CPF, nome completo e código da empresa (enviado no e-mail de convite). Após este processo, o colaborador poderá usar o QR-Code do...

Como excluir o cadastro de um colaborador?

Para remover o cadastro de um colaborador é preciso primeiro inativa-lo. Para isso, você precisa ter perfil RH liberado no sistema KeyAccess. ✔️Acesse [Colaboradores Online](https://colaboradores.online/) ✔️Clique sobre o colaborador que deseja inativar ✔️No campo Ativo selecione a opção Não ✔️Salve a alteração Feito isso, a inativação sincronizará com o servidor local do condomínio, bloqueando os novos acessos do colaborador. Caso o sistema local esteja offline, essa ação não será sincronizad...

Como visualizo os cadastros inativos da minha empresa?

Para visualizar os colaboradores inativos na empresa, você precisa ter perfil RH liberado no sistema KeyAccess. - Acesse [Colaboradores Online](https://colaboradores.online/) - Na tela inicial clique em Exibir filtro - No campo Pessoas ativas habilite a opção Não e desabilite a opção Sim, para que o filtro busque apenas os cadastros inativos - Clique em Efetuar busca Em seguida o sistema trará na tela todos os colaboradores inativados pelo RH da empresa.

Estou tentando vincular um cartão de acesso a um colaborador, mas o sistema informa que o número está em uso. O que devo fazer?

Exporte a relação de cadastros do portal [Colaboradores Online](http://colaboradores.online/) e faça uma busca pela numeração do cartão de acesso no Excel. Desta forma identificará o colaborador vinculado a esta numeração e poderá fazer a alteração. Para pesquisar um colaborador pelo número do crachá / cartão de acesso, siga os passos abaixo: - Faça login no portal [Colaboradores Online](http://colaboradores.online/) (exclusivo para colaboradores com perfil RH); - Clique em Exportar para baixa...

Nossa empresa possui dois acessos diferentes no KeyAccess, no mesmo condomínio. Posso unificar os cadastros?

Como trata-se de ambientes segregados na plataforma, não é possível unificar os cadastros. Mas para adicionar os colaboradores em um único ambiente você pode usar a facilidade de exportação e importação de planilha. Veja como fazer neste caso: - Acesse o [Colaboradores Online](https://colaboradores.online/) da empresa que não usarão mais o portal; - Clique em Exportar para ter acesso a todos os cadastros em uma planilha; - No portal [Colaboradores Online](https://colaboradores.online/) da empr...

Como crio novos grupos de acesso e adiciono para os colaboradores da minha empresa?

Para criar um novo grupo de acesso para a empresa, é necessário solicitar apoio ao gerente do empreendimento, que o fará via servidor local do condomínio e portal [Site Master](https://sitemaster.visitantes.online/), seguindo os passos: Passo 1 - Servidor local > Menu > Gestão > Grupos de acesso > Criar Grupo de acesso* Passo 2 - Portal [Site Master](https://sitemaster.visitantes.online/) > Menu > Empresas > Selecione a empresa desejada > Adicione o novo grupo de acesso...

Não consigo remover um colaborador.

Se durante a remoção de um colaborador no portal [Colaboradores Online](https://colaboradores.online/), o sistema retornar erro de usuário não sincronizado com o KeyAccess, acione a Administração do empreendimento para checar se a inativação do colaborador sincronizou com o servidor local. Só é possível excluir colaboradores que estejam inativos, e essa primeira ação deve ser sincronizada com o servidor do empreendimento. Se a Administração do local precisar de ajuda para essa checagem no servi...

O que devo preencher no campo Número de Controle?

O número de controle é o identificador único de cada usuário. Neste campo o RH pode informar a matrícula do funcionário ou qualquer código usado pela empresa para identificar o colaborador. ATENÇÃO: Por ser o identificador do usuário, este número não pode se repetir para mais de um colaborador nem ser alterado em caso de nova importação de lista. Ao editar o campo no Excel e importar a nova lista, o sistema entenderá que é o cadastro de uma outra pessoa, duplicará os cadastros e enviará novos c...

É possível subir os cadastros dos colaboradores em massa, definindo uma data de vigência diferente da data da importação da planilha?

Sim. É possível subir a lista do colaboradores com antecedência, definindo uma data para que os cadastros fiquem válidos para o acesso às dependências do empreendimento. Na coluna Validade início, no Excel, defina a data para início da vigência dos cadastros. ATENÇÃO: Independentemente da data de início, ao finalizar a importação da planilha no portal [Colaboradores Online](https://colaboradores.online/), todos os colaboradores receberão o e-mail de convite com o código de acesso da empresa. D...

Como edito o número de controle dos colaboradores?

O número de controle é o campo primário do sistema, usado na identificação de cada usuário. A única maneira de editar essa informação é faze-la diretamente no formulário do colaborador, via portal [Colaboradores Online](http://colaboradores.online). Não é possível editar essa informação em lote, através de uma lista. Isso porque edições em lote usam exatamente essa informação para reconhecer o usuário e editar seu cadastro. Caso esse campo seja alterado em lote, por importação de lista, os cada...

Um colaborador não conseguiu passar na catraca e a mensagem no painel da recepção era de Pessoa desabilitada. O que aconteceu?

Se o erro for de Pessoa desabilitada significa que seu cadastro foi inativado na plataforma, pelo portal [Colaboradores Online](http://colaboradores.online/). Para validar a informação, peça ao RH da empresa para validar a informação no portal. Se de fato estiver desabilitado, o RH pode reativar seguindo as orientações do artigo abaixo: [Como reativar o cadastro de um colaborador?](https://keyaccess.ladesk.com/416143-Como-reativar-o-cadastro-de-um-colaborador) Agora se o cadastro estiver ativo...

A pessoa com perfil RH da empresa saiu, e precisamos nomear outro colaborador para ter esse tipo de acesso.

Caso a empresa tenha outro colaborador com perfil RH e acesso ao portal [Colaboradores Online](colaboradores.online), essa pessoa tem permissão para liberar novos perfis. [Veja aqui](https://keyaccess.ladesk.com/317280-Como-dou-perfil-RH-para-outro-colaborador) como fazer. Quando não há na empresa nenhum perfil RH disponível para liberar novos acessos, é necessário abrir um chamado através do sac@keyaccess.com.br solicitando a liberação a outro colaborador, informando seu nome completo e copian...

Como reativar o cadastro de um colaborador?

Para reativar um colaborador, você precisa ter perfil RH liberado no sistema KeyAccess. - Acesse [Colaboradores Online](https://colaboradores.online/) - Na tela inicial clique em Exibir filtro - Informe o nome do colaborador que deseja buscar - Ainda no filtro habilite a opção Não no campo Pessoas ativas, para que o filtro busque os cadastros inativos - Clique em Efetuar busca - Clique sobre o colaborador que deseja reativar - No formulário do colaborador vá no campo Ativo eselecione a opção Si...

Cadastramos um novo colaborador no KeyAccess, porém na hora de passar na catraca acusa que o colaborador não está cadastrado.

Se a mensagem apresentada para a recepção for de Pessoa não encontrada, provavelmente o cadastro dele não sincronizou com o servidor do empreendimento. Isso pode acontecer se no momento da identificação do colaborador no aplicativo, o módulo cloud do condomínio estava offline ou com conexão instável. Nesse caso, primeiro valide se o aplicativo dele está com a empresa associada, acionando o comando Dados da Conta no Menu do app. Se estiver tudo correto e com a empresa certa associada, peça ao ge...

Por que cadastros inativos voltaram a ficar ativos na empresa?

Cada vez que o RH realiza uma importação de lista de colaboradores no portal [Colaboradores Online](https://colaboradores.online/), todos os cadastros são atualizados de acordo com o que consta no arquivo em Excel. Provavelmente o RH importou uma lista de colaboradores a partir de um arquivo desatualizado, sem validar a relação de usuários e status. Neste caso sugerimos que antes de importar uma nova lista, o RH sempre realize primeiro a Exportação, dessa forma terá uma planilha com o atual ce...

Consigo cadastrar a placa dos veículos dos colaboradores?

Sim, mas para que o campo de placa do veículo seja habilitado no portal [Colaboradores Online](https://colaboradores.online/), o gestor do condominio deve solicitar ao [SAC](mailto:sac@keyaccess.com.br). Esse campo aparecerá para todas as empresas do condomínio, mas seu preenchimento será opcional. Neste campo o RH pode cadastrar mais de uma placa ao colaborador. Se fizer por lista do Excel, basta usar ponto e vírgula entre elas. Lembrando que a placa do veículo só poderá ser utilizada como id...

Como consigo uma lista de todos os colaboradores cadastrados em minha empresa?

Se tiver perfil RH, basta acessar o portal Colaboradores Online (http://colaboradores.online) e clicar em Exportar na tela inicial. Esse comando exportará em Excel a lista completa dos colaboradores da sua empresa. Se não tiver perfil RH, entre em contato com o RH da sua empresa.

Como consigo uma relação de colaboradores com cartão de acesso cadastrado?

Para extrair do sistema uma relação de colaboradores com cartão de acesso cadastrado, basta acessar o portal [Colaboradores Online](https://colaboradores.online/) e acionar o comando Exportar, na tela inicial. Essa ação baixará na sua máquina um arquivo em Excel com todos os colaboradores cadastrados no sistema. Para filtrar os colaboradores com cartão de acesso, use o recurso Filtro do Excel na coluna "Cartão de acesso" e terá uma relação de usuários com cartão cadastrado. - Faça login no port...

Onde consulto o status do cadastro dos colaboradores no KeyAccess?

Se você for um colaborador com dúvida sobre seu cadastro no KeyAccess, solicite apoio do RH da sua empresa. A partir da tela inicial do portal [Colaboradores Online](https://colaboradores.online/) os perfis RH podem acompanhar o status do cadastro de seus colaboradores. ✔️Identificado: o colaborador baixou o aplicativo KeyAccess Pass e finalizou o seu cadastro com sucesso. ✔️Não identificado: o colaborador ainda não baixou o aplicativo KeyAccess Pass, ou baixou mas não finalizou o cadastro. O ...

O colaborador não tem e-mail corporativo, o que devo fazer?

Faz parte do processo de digitalização, os usuários terem e fornecerem um e-mail para seguirem com seus cadastros. O e-mail é necessário para que o colaborador receba o seu código de validação do aplicativo, que o torna identificado no sistema, vinculado a empresa que o convidou e libera seu QR-Code para entradas e saídas do condomínio. Se não for possível criar um e-mail corporativo para o colaborador em questão, orientamos ao RH cadastrar o e-mail pessoal do usuário. Lembrando que o e-mail ...

Como pesquiso um funcionário pelo número do crachá?

A busca por numeração de cartão de acesso deve ser feita através do Excel, a partir da exportação da lista de colaboradores. Para pesquisar um colaborador pelo número do crachá / cartão de acesso, siga os passos abaixo: - Faça login no portal Colaboradores Online (http://colaboradores.online) (exclusivo para colaboradores com perfil RH); - Clique em Exportar para baixar em Excel a relação de todos os colaboradores cadastrados da empresa; - No Excel, faça uma busca pela numeração desej...

Posso reaproveitar alguns cartões de acesso para novos colaboradores?

Sim, contanto que retire a numeração dos cadastros dos colaboradores inativos. Para pesquisar quem são os colaboradores inativos, vinculados aos cartões de acesso, siga os passos abaixo: - Faça login no portal Colaboradores Online (http://colaboradores.online/) (exclusivo para colaboradores com perfil RH); - Clique em Exportar para baixar em Excel a relação de todos os colaboradores cadastrados da empresa (ativos e inativos); - No Excel, faça uma busca pela numeração desejada e encontr...

O KeyAccess permite uso de nome social?

Sim. Para os colaboradores, usuários do aplicativo KeyAccess Pass, o perfil RH da empresa deve pré cadastrar o nome social atrelado ao CPF do colaborador, no portal [Colaboradores Online](https://colaboradores.online/). Se tiver perfil RH, veja como fazer [aqui](https://keyaccess.ladesk.com/580187-Como-cadastrar-um-colaborador-usando-nome-social). Para os visitantes, a escolha pelo nome social deve ser feita durante o fluxo de check-in. Basta habilitar a opção Possui nome social? Clique aqui. ...

Minha empresa trocou o domínio dos e-mails. Precisamos alterar os cadastros dos colaboradores no KeyAccess?

Para acesso ao aplicativo e ao condomínio não haverá nenhum problema com a mudança dos e-mails. Mas o atual e-mail vinculado ao perfil dos colaboradores serve para redefinição de senha aos portais KeyAccess e reenvio de convites para reativação do app. Sem atualizar os e-mails, qualquer uma das ações mencionadas não serão possíveis aos usuários, já que não acessarão mais o atual e-mail vinculado em suas contas. O RH da empresa pode alterar os e-mails aos poucos, conforme a necessidade ou altera...

Minha empresa trocou de andar no condomínio. Como alteramos nos cadastros dos colaboradores?

O primeiro passo para essa alteração é atribuir o novo andar para a empresa. Este processo deve ser feito pelo gerente do empreendimento, via portal [Site Master](https://sitemaster.visitantes.online/). Ao gerente, veja como alterar o andar [aqui](https://keyaccess.ladesk.com/474642-Uma-empresa-trocou-de-andar-Como-alteramos-no-sistema). Após esse comando, o novo andar será sincronizado com o portal [Colaboradores Online](http://colaboradores.online) da empresa, e permitirá que o perfil RH faça...

Consigo cadastrar uma pessoa jurídica no sistema, para uso com CNPJ?

Não, o KeyAccess é um sistema de controle de acesso de pessoas, portanto só é possível se identificar no aplicativo usando um CPF. Além disso, não é possível 2 celulares logados no aplicativo com os mesmos dados. Por segurança, quando um usuário se identifica em um segundo aparelho, o primeiro é deslogado do app.

Como edito a validade do cadastro dos colaboradores?

Para editar a validade do cadastro de um colaborador, você precisa ter perfil RH. Se tiver, acesse Colaboradores Online (https://colaboradores.online/) com a senha provisória que recebeu por e-mail. ✔️Na plataforma, clique sobre o colaborador que deseja editar a validade ✔️Altere a data no campo Validade início e/ou fim e clique em Salvar colaborador Caso queira fazer o processo para todos os colaboradores de uma só vez, siga os passos abaixo: ✔️Na plataforma, clique em Exportar para ...

Consigo inativar os cadastros dos colaboradores através de uma lista?

Sim, para inativar colaboradores, você precisa ter perfil RH. Se tiver, acesse Colaboradores Online (https://colaboradores.online/) e siga os passos: - Na plataforma, clique em Exportar para trazer a lista completa dos colaboradores cadastrados - Na coluna Ativo, na planilha do Excel, altere de Sim para Não aos colaboradores que deseja inativar - Salve o arquivo (NÃO altere a primeira coluna do Excel, do campo Número de controle, pois ele é o campo primário e será usado para encontrar o...

Como inativo o cadastro de um colaborador?

Para inativar um colaborador, você precisa ter perfil RH liberado no sistema KeyAccess. ✔️Acesse Colaboradores Online (https://colaboradores.online/) ✔️Clique sobre o colaborador que deseja inativar ✔️No campo Ativo selecione a opção Não ✔️Salve a alteração Feito isso, a inativação sincronizará com o servidor local do condomínio, bloqueando os novos acessos do colaborador. Caso o sistema local esteja offline, essa ação não será sincronizada e o bloqueio não funcionará. Em caso de dúvidas,...

Inativei o cadastro de um colaborador, porém ele continua conseguindo acessar o condomínio.

Ao perfil RH da empresa: O procedimento de [inativação](https://keyaccess.ladesk.com/088512-Como-inativo-o-cadastro-de-um-colaborador) deve ser feito pelo RH diretamente na plataforma via [Colaboradores Online](http://colaboradores.online). Na sequência o sistema sincroniza a atualização com o servidor local do condomínio, bloqueando os novos acessos do colaborador. Caso o sistema local do condomínio esteja offline (ou esteve offline na ocasião da atualização cadastral), essa ação poderá não ser...

Posso usar um e-mail genérico no cadastro de alguns colaboradores?

Não. O cadastro de um endereço de e-mail é necessário para que o colaborador receba o seu código de validação do aplicativo, que o torna identificado no sistema, libera seu QR-Code para entradas e saídas do condomínio e seu login de acesso aos portais KeyAccess que lhe derem permissão. Não indicamos o uso de um e-mail genérico neste cadastro (por ex: adm@, recepcao@, financeiro@), pois ao se identificar no aplicativo, esse endereço ficará vinculado ao perfil do colaborador e, portanto, somente...

Se o funcionário da empresa não estiver com seu aparelho celular para entrar no aplicativo, como se dará o acesso ao prédio?

O colaborador que estiver sem o celular poderá imprimir o QR Code no totem de autoatendimento, disponível na recepção. No equipamento tem uma opção exclusiva para Colaboradores. Para impressão do QR Code de colaborador, ele deverá informar o CPF e sua senha de acesso ao aplicativo, de 4 números.

O que fazer com o funcionário que não tem celular ou que não consegue baixar o app?

O [uso do aplicativo](https://keyaccess.ladesk.com/968392-Qual-o-objetivo-do-cadastro-do-colaborador-no-aplicativo-KeyAccess), além de ser uma forma de adequar os cadastros dos usuários à LGPD, é ainda uma melhoria para o colaborador no acesso ao empreendimento, já que com o celular conseguirá liberar sua entrada e saída dos bloqueios, além de gerenciar e liberar seu convidados. Caso o colaborador não tenha aparelho celular ou não consiga baixar o app, temos a alternativa de cadastro via web. C...

O que significa o status Falha na Identificação que aparece no Colaboradores Online?

O erro Falha na Identificação ocorre quando o colaborador inicia o cadastro no aplicativo KeyAccess Pass, mas o nome informado por ele no app não confere com o nome cadastrado inicialmente pelo RH no portal Colaboradores Online (http://colaboradores.online). Neste caso se o usuário optar por seguir o cadastro no aplicativo sem validar o convite recebido, clicando no comando Prosseguir sem convite da empresa na tela do CÓDIGO DA EMPRESA, seu perfil não ficará vinculado à nenhuma empresa, e essa...

Minha empresa mudou de condomínio e fomos para outro que também usa KeyAccess. Podemos aproveitar os cadastros?

Etapa 1: Abertura da empresa no novo condomínio Sempre que uma nova empresa entrar no condomínio, será necessário que o responsável na Administração do empreendimento solicite ao nosso time do SAC (mailto:sac@keyaccess.com.br) a abertura dela nos portais do KeyAccess. Este processo pode levar até 7 dias úteis. Etapa 2: Aproveitamento dos cadastros do condomínio antigo Cada condomínio dispõe de um ambiente em nuvem no KeyAccess e o acesso ao portal Colaboradores Online (http://colaboradores.on...

Um colaborador saiu da empresa, mas recebemos mensagem de ativação do aplicativo KeyAccess em seu antigo e-mail. O que aconteceu?

Este ex colaborador, quando da criação de sua conta no aplicativo, utilizou o e-mail da empresa como login da plataforma para criar sua conta pessoal e posteriormente vincular as permissões de acesso da empresa. Quando o RH inativa este colaborador em sua relação de cadastros, todas as permissões antes concedidas pela empresa à pessoa inativada são revogadas imediatamente. Porém a conta da pessoa permanece existindo. Nesta conta ele manterá eventuais permissões de outras empresas e locais ou re...

Um colaborador não conseguiu entrar no prédio, apesar do app gerar o QR Code.

A primeira coisa a ser feita é verificar o status do cadastro do colaborador no portal [Colaboradores Online](http://colaboradores.online/). O cadastro do colaborador só será sincronizado com o sistema local do condomínio após sua identificação no aplicativo KeyAccess Pass. Se o status for Não Identificado, reenvie o convite e oriente-o a concluir o cadastro no app. Para checar o motivo pelo qual o QR-Code do colaborador não liberou o bloqueio, solicite ajuda à recepção do empreendimento, que p...

O cadastro dos meus colaboradores venceram. Como altero?

Para editar a validade do cadastro de um colaborador, você precisa ter perfil RH. Se tiver, acesse Colaboradores Online (https://colaboradores.online/) com a senha provisória que recebeu por e-mail. Caso não encontre a senha do portal, você pode clicar em Primeiro Acesso, na tela de login. Para conferir qual o e-mail de login, verifique no aplicativo KeyAccess Pass, em Dados da conta, qual e-mail vinculado ao seu perfil. ✔️Na plataforma, clique sobre o colaborador que deseja editar a validad...

Perfil RH e perfil GERAL é a mesma coisa? Possuem as mesmas permissões?

Não! Cada um desses perfis é para acessar um portal específico. O colaborador com perfil RH tem acesso ao portal [Colaboradores Online](https://colaboradores.online/) para fazer a gestão dos colaboradores da empresa, exclusivamente. Este perfil isolado não tem permissão para acessar o portal [Visitantes Online](https://visitantes.online/). O colaborador com perfil GERAL tem acesso ao portal [Visitantes Online](https://visitantes.online/) para criar eventos e consultar todos os eventos da empre...

Como altero o perfil de um colaborador, para ter perfil Geral e liberar todos os convidados?

Para editar os dados de um colaborador, você precisa ter perfil RH. Se tiver, acesse [Colaboradores Online](https://colaboradores.online/) e siga os passos: ✔️Na plataforma, clique sobre o colaborador que deseja editar os dados (pra facilitar, use o filtro para encontrar o colaborador) ✔️No campo Administração de convidados, altere o perfil selecionando a opção Geral e clique em Salvar colaborador

Qual a diferença do perfil GERAL e perfil INDIVIDUAL?

O colaborador com perfil GERAL tem acesso a todos os eventos da empresa e permissão para liberar convidados de qualquer evento, mesmo que não seja anfitrião, sendo notificado de 100% das aprovações pendentes. Este perfil também é responsável por aprovar os visitantes inesperados em eventos não agendados. O colaborador com perfil INDIVIDUAL tem acesso apenas aos eventos em que for anfitrião, podendo liberar somente os seus convidados.

Não consigo entrar nos portais KeyAccess porque não tenho uma senha.

Antes de qualquer coisa, é importante saber que: - Só terá acesso a um ou mais portais da KeyAccess, colaboradores com perfis liberados pelo RH da empresa. Em caso de dúvidas sobre o seu perfil, cheque com o RH da sua empresa; - O login de acesso aos portais é o mesmo e-mail vinculado a sua conta do app KeyAccess Pass (confira em Dados da Conta, no app). É o seu primeiro acesso? O e-mail com os dados de acesso aos portais chegará com o título Login e senha de acesso, via sac@keyaccess.com.br ...

O que faz o perfil GERAL?

O colaborador com perfil GERAL tem acesso ao portal Visitantes Online (https://visitantes.online/) e permissão para criar eventos e liberar convidados de qualquer evento da empresa, mesmo que não seja anfitrião, sendo notificado de 100% das aprovações pendentes. Este perfil também é responsável por aprovar os visitantes inesperados em eventos não agendados. Conheça todos os perfis de acesso ao KeyAccess: Para gestão de colaboradores: ✔️Perfil RH – usuário com acesso ao portal Colaborad...

Como faço para ter o KeyAccess no andar do escritório?

Para contratar o KeyAccess como controle de acesso em seu andar, entre em contato com nosso time comercial no comercial@keyaccess.com.br (mailto:comercial@keyaccess.com.br)

O que faz o comando Gerenciar recursos, disponível no KeyAccess?

O comando Gerenciar recursos serve para gerenciar áreas comuns com vagas limitadas em seu empreendimento. A funcionalidade permite que a Administração do empreendimento crie um grupo de acesso para essas áreas, restringindo o número de vagas permitidas por empresa, através do portal Site Master (https://sitemaster.visitantes.online/). O limite de vagas é definido pelo gestor do condomínio. Quem distribui essas vagas para os colaboradores das empresas é o Perfil RH, pelo portal Colaboradores Onl...

O que significa o comando Gerenciar recursos, no portal colaboradores Online?

O KeyAccess possui um recurso para gerenciar áreas comuns com vagas limitadas em seu empreendimento. A funcionalidade Recurso limitado permite que a Administração do empreendimento crie um grupo de acesso para essas áreas, restringindo o número de vagas permitidas por empresa, através do portal [Site Master](https://sitemaster.visitantes.online). Após criação e configuração pela Administração do empreendimento, cabe ao Perfil RH de cada locatário distribuir essas vagas para os seus colaboradore...

Como dou ou retiro perfil RH de um colaborador?

Para dar perfil RH a algum colaborador, você precisa ter perfil RH. Se tiver, acesse [Colaboradores Online](https://colaboradores.online/): - Primeiro certifique-se de que o colaborador já esteja cadastrado no portal - Em seguida, no menu da plataforma, no canto superior direito, clique em Gerenciar Perfis RH - Clique em +Adicionar Login - Encontre o colaborador que deseja dar o perfil RH e clique em Adicionar login novamente Sobre login e senha: Se o colaborador já tiver senha de acesso a alg...

Como bloqueio os acessos de um colaborador?

Para bloquear um colaborador, você precisa ter perfil RH liberado no sistema KeyAccess. ✔️Acesse Colaboradores Online (https://colaboradores.online/) ✔️Clique sobre o colaborador que deseja inativar ✔️No campo Ativo selecione a opção Não ✔️Salve a alteração Feito isso, o bloqueio sincronizará com o servidor local do condomínio, bloqueando os novos acessos do colaborador. Caso o sistema local esteja offline, essa ação não será sincronizada e o bloqueio não funcionará. Em caso de dúvidas, c...

Não consigo entrar nos portais da KeyAccess, pois dá um erro na tela.

Se o erro apresentado em tela começar com esses dizeres "An error has occurred :-( Usual error causes..." é possível que resolva limpando os caches do navegador. Se quiser ter certeza antes, faça um teste entrando no mesmo portal por uma aba anônima do seu navegador. Se conseguir navegar no portal, de fato o problema são os caches. Para limpar os caches, clique nos 3 pontinhos no canto superior direito do navegador > Mais ferramentas > Limpar dados de navegação > Confirme clicando em ...

Como consigo um treinamento com a KeyAccess?

Queremos garantir que todos os usuários do KeyAccess entendam como funciona o sistema e não fiquem com nenhuma dúvida. Por isso promovemos treinamentos toda quinta-feira a tarde com um time exclusivo da KeyAccess. Nesses encontros ao vivo apresentamos as funcionalidades dos portais e fazemos uma rodada de dúvidas com os participantes. Pra organizarmos melhor os assuntos e interesses, dividimos as turmas por tema: Horário e link da Live Público Alvo Portais apresentados Assun...

Podemos manter o uso do cartão de acesso?

Se o empreendimento manteve o leitor de cartão nas catracas, sim. No cadastro do colaborador, na plataforma Colaboradores Online (https://colaboradores.online/) há um campo onde o RH pode cadastrar a numeração do cartão de acesso, lembrando que é preciso incluir o facility code na numeração. Para que o cartão seja ativado, o colaborador precisa baixar o aplicativo KeyAccess Pass e concluir seu cadastro, informando CPF, nome completo e código da empresa (enviado no e-mail de convite). Após est...

Onde consigo um relatório com o horário de entrada e saída dos colaboradores da minha empresa?

Os relatórios e histórico de entrada e saída de usuários (fixos e visitantes) ficam em poder do condomínio, que é o controlador dos dados do sistema de controle de acesso. Com a mudança do cenário e da legislação, o acesso a estes dados fica restrito e limitado ao condomínio, cabendo a ele, no papel de controlador e responsável pelo armazenamento dos dados, definir regras para eventual envio dessas informações ao locatário, atentando-se às normas da LGPD. Neste caso, sugerimos entrar em contat...

Eu posso trocar o horário do grupo de acesso?

Estes grupos que aparecem no portal Colaboradores Online (https://colaboradores.online/) já estão previamente cadastrados no sistema do empreendimento. Você pode solicitar a criação de novos grupos de acesso, enviando por e-mail à Administração do condomínio, especificando dias da semana e horários de acesso para o novo grupo.

Como limitar o horário de acesso dos colaboradores?

Através do grupo de acesso selecionado no formulário do colaborador na plataforma Colaboradores Online (https://colaboradores.online/), o perfil RH define a permissão de horário para o usuário acessar o prédio (entrada e saída). As opções de grupo de acesso são definidas pelo empreendimento. Caso queira outros grupos de acesso específicos, basta solicitar por e-mail à Administração do local, especificando dias e horários de acesso. A criação de novos grupos é feita através do servidor local d...

Meu colaborador não consegue finalizar o cadastro no app, pois acusa nome inválido quando ele informa o código da empresa.

Esse erro significa que vocês fizeram o pré cadastro no portal Colaboradores Online com o nome incompleto ou diferente do que consta no CPF do colaborador. Para entender, o nome lançado no KeyAccess, pelo RH da empresa deve estar idêntico ao CPF do colaborador. Qualquer divergência de informação, por segurança, o sistema não valida o cadastro no aplicativo. Portanto, valide com o colaborador seu nome completo e corrija no portal. ATENÇÃO: Caso tenham informado o nome corretamente no portal Col...

O cartão de acesso do colaborador não funciona. O que está errado?

Cheque se o status do cadastro do colaborador está como Identificado no portal Colaboradores Online (https://colaboradores.online/#/). O cartão de acesso só estará ativo no KeyAccess após o colaborador se identificar no aplicativo KeyAccess Pass. Por conta da Lei Geral de Proteção de Dados, todos os usuários fixos precisam validar seus cadastros pelo aplicativo para que seus dados sejam armazenados no servidor do empreendimento. Somente após este processo o cartão de acesso cadastrado pelo RH n...

O QR-Code do colaborador não abriu a catraca.

PRIMEIRA COISA A SER FEITA: A primeira coisa a ser feita é verificar o status do cadastro do colaborador no portal [Colaboradores Online](http://colaboradores.online). O cadastro do colaborador só será sincronizado com o sistema local do condomínio após sua identificação no aplicativo KeyAccess Pass. Se o status for Não Identificado, reenvie o convite e oriente-o a concluir o cadastro no app. SITUAÇÕES COMUNS: Para checar o motivo pelo qual o bloqueio não abriu para o colaborador, peça ajuda ...

Como libero usuários para criar eventos de carga e aprovar motoristas?

Esta permissão é liberada pelo Perfil RH na plataforma [Colaboradores Online](https://colaboradores.online/). Na tela inicial do portal clique sobre o colaborador que deseja alterar o perfil de acesso. No campo Expedição, ative a opção Sim. Caso o colaborador não tenha login e senha de acesso aos portais do KeyAccess (enviados por e-mail na ocasião do seu cadastro no aplicativo), peça a ele para acessar o portal [Logística](https://logistica.visitantes.online/#/) e acionar o comando Primeiro ac...

Meu colaborador é estrangeiro e não consegue validar o convite pelo aplicativo. O que devo fazer?

Para os colaboradores estrangeiros, SEM CPF*, o RH da empresa deve habilitar a opção Estrangeiro no formulário do portal [Colaboradores Online](https://colaboradores.online/). Na tela do CPF, no aplicativo, o colaborador deve clicar em Sou estrangeiro, informar o documento legal e o nome completo. Possíveis problemas: - Se na tela do nome completo o aplicativo retornar mensagem de Dados inválidos, provavelmente o colaborador estrangeiro está usando um documento já cadastrado no sistema e vincu...

Como troco o e-mail de um colaborador?

Para trocar o e-mail de um colaborador, você precisa ter perfil RH. Esta ação requer 2 passos, um feito pelo RH e outro pelo próprio usuário diretamente no aplicativo. Etapa 1: - Na plataforma [Colaboradores Online](https://colaboradores.online/), clique sobre o colaborador que deseja trocar o e-mail cadastrado - Altere o e-mail e clique em Salvar colaborador - Retorne no formulário do colaborador e clique em Reenviar convite Se quiser alterar o e-mail de vários colaboradores de uma vez, pode...

Como edito os dados dos colaboradores através de uma lista?

Para editar os dados dos colaboradores, você precisa ter perfil RH. Se tiver, acesse Colaboradores Online (https://colaboradores.online/) com a senha provisória que recebeu por e-mail. ✔️Na plataforma, clique em Exportar para trazer a lista completa dos colaboradores cadastrados ✔️Altere as informações no Excel e salve o arquivo (NÃO altere o campo Número de controle, pois ele é o campo primário e será usado para encontrar o colaborador na nova importação) ✔️Retorne ao portal e clique em ...

Como cadastrar um colaborador usando nome social?

O perfil RH da empresa deve cadastrar o nome social atrelado ao CPF do colaborador, no portal [Colaboradores Online](https://colaboradores.online/). Se tiver perfil RH, siga os passos: ✔️Acesse o portal Colaboradores Online ✔️Clique no menu, em Cadastrar nome social ✔️Informe o CPF e nome social do colaborador ✔️Retorne a tela inicial e clique em +Colaborador ✔️Cadastre o colaborador com o nome social e confirme O colaborador receberá por e-mail um convite do sistema para baixar o aplicativo e...

Como edito os dados de um colaborador?

Para editar os dados de um colaborador, você precisa ter perfil RH. Se tiver, acesse Colaboradores Online (https://colaboradores.online/) com a senha provisória que recebeu por e-mail. Caso não encontre a senha do portal, você pode clicar em Primeiro Acesso, na tela de login. Para conferir qual o e-mail de login, verifique no aplicativo KeyAccess Pass, em Dados da conta, qual e-mail vinculado ao seu perfil. ✔️Na plataforma, clique sobre o colaborador que deseja editar os dados ✔️Altere as i...

Consigo editar o nome de um colaborador?

O perfil RH só conseguirá editar o nome de um colaborador que estiver com o status Não Identificado. Caso ele esteja Identificado,o RH deverá inativar o cadastro no portal [Colaboradores Online](https://colaboradores.online/#/home) e refazer o cadastro com o nome correto, de acordo com o CPF. Se for usar o mesmo número de controle no novo cadastro, antes de inativar o antigo, altere a numeração para que consiga reutiliza-la. Se houver alteração de nome, ou mudança de nome de solteiro para casa...

O que fazer quando um colaborador for desligado da empresa?

Quando um colaborador for desligado da empresa, o perfil RH deve acessar o portal Colaboradores Online (https://colaboradores.online/), entrar no formulário do colaborador em questão, alterar o campo Ativo para Não e salvar a alteração. Esta ação bloqueia os acessos do colaborador ao edifício.

Um colaborador alega que não recebe o e-mail de convite. O que fazer?

Primeiro entre no formulário dele e confira o e-mail cadastrado. Caso esteja correto, reenvie o convite e peça a ele para checar inclusive na caixa de SPAM ou Lixo Eletrônico. Por fim, se for e-mail corporativo, entre em contato com a área de TI da empresa e solicite incluir o domínio sac@keyaccess.com.br na whitelist. Dependendo do nível de segurança da empresa, alguns e-mails podem ficar retidos, impedindo o recebimento*. Uma opção seria alterar o e-mail para outro endereço diferente do cor...

O que significa o status do colaborador no portal Colaboradores Online?

✔️Identificado: o colaborador baixou o aplicativo KeyAccess Pass e finalizou o seu cadastro. ✔️Não identificado: o colaborador ainda não baixou o aplicativo KeyAccess Pass, ou baixou mas não finalizou o cadastro. O cadastro no app é finalizado após o colaborador informar o CÓDIGO DA EMPRESA enviado no e-mail de convite. Caso ele já tenha baixado o app, peça para entrar no Menu e clicar em Associar Empresa. Em seguida deverá informar o CÓDIGO DA EMPRESA enviado no e-mail de convite. O RH poderá ...

Qual a diferença entre os perfis no KeyAccess?

Para gestão de colaboradores: ✔️Perfil RH – usuário com acesso ao portal [Colaboradores Online](https://colaboradores.online/) e permissão para cadastrar, editar ou desativar qualquer colaborador da empresa. Para dar esse perfil a outros colaboradores já cadastrados, acesse o portal, vá no Menu > Gerenciar Perfis RH > Adicionar login > Encontre o colaborador e confirme. Para administração de convidados: ✔️Individual – usuário com acesso ao portal [Visitantes Online](https://visitante...

Como excluo um colaborador?

Para excluir um colaborador, você precisa ter perfil RH. Acesse Colaboradores Online (https://colaboradores.online/) e siga os passos: - Clique sobre o colaborador que deseja excluir - No campo Ativo selecione a opção Não - Salve a alteração (esta ação já bloqueia os acessos do colaborador) - Se ainda assim desejar remover o usuário, na tela inicial do portal, clique em Exibir Filtro - Peça para buscar o colaborador, selecionando a opção Pessoas Ativas Não - Acesse o formulário d...

Como nomear outra pessoa quando o único perfil RH da empresa está de férias ou foi desligado?

Quando não há na empresa nenhum colaborador disponível com perfil RH e acesso ao portal [Colaboradores Online](https://colaboradores.online/), é necessário abrir um chamado através do sac@keyaccess.com.br solicitando a liberação a outro colaborador, informando seu nome completo e copiando* neste e-mail o atual perfil RH da empresa e a Administração do empreendimento. *Só poderemos nomear outro perfil RH na empresa, sob as condições acima.

Não consigo importar a lista porque dá erro na tentativa.

Siga os passos abaixo: ✔️Na tela inicial do portal https://colaboradores.online/ clique em Exportar ✔️No Excel, insira os dados nas suas respectivas colunas e salve a planilha ✔️Clique em Importar lista para inseri-la no sistema. Veja os principais erros na importação da lista dos colaboradores: ✔️Cadastros com o e-mail repetido. O sistema não deixa mais cadastrar dois colaboradores com o mesmo endereço de e-mail, portanto antes de importar a nova lista, corrija essa divergência na plan...

Já recebi o convite e criei a conta no app. Como faço para cadastrar os outros funcionários?

Para cadastrar os colaboradores você precisa ter perfil RH. Se tiver, acesse Colaboradores Online (https://colaboradores.online/) com a senha provisória que recebeu por e-mail. Caso não encontre a senha do portal, você pode clicar em Primeiro Acesso, na tela de login. Para conferir qual o e-mail de login, verifique no aplicativo KeyAccess Pass, em Dados da conta, qual e-mail vinculado ao seu perfil. Ao acessar a plataforma, você tem a opção de cadastrar os colaboradores um a um clicando em +Co...

Como altero o nome da minha empresa na plataforma KeyAccess?

A alteração do nome de uma empresa na plataforma KeyAccess é feita pela Administração do empreendimento, através do portal Site Master. Solicite ao gerente responsável pelo seu condomínio. Assim que a alteração for realizada, faça logoff e login nos portais para visualizar a alteração. Ao gerente do empreendimento, [veja como fazer](https://keyaccess.ladesk.com/120186-Como-altero-o-nome-de-uma-empresa-na-plataforma).