Quando você cadastra um colaborador no portal Colaboradores Online, o sistema dispara automaticamente um e-mail de convite com o código da empresa para que ele se identifique no app KeyAccess Pass. Esse e-mail é enviado pelo endereço sac@keyaccess.com.br.
Em alguns casos, o colaborador relata que não recebeu o e-mail, mesmo após o reenvio. Isso quase sempre tem uma causa técnica identificável, e na maioria das vezes a solução depende de uma ação do lado da empresa. Abaixo listamos as causas mais comuns e o que fazer em cada caso.
1. Bloqueio de segurança do e-mail corporativo (causa mais comum)
Muitas empresas possuem políticas de segurança no servidor de e-mail que retêm ou descartam mensagens de remetentes desconhecidos antes mesmo de chegarem à caixa de entrada, inclusive sem aparecer no spam.
O que fazer: solicite à equipe de TI da empresa que libere o recebimento de e-mails do sistema KeyAccess. As informações que o TI precisa:
Remetente: sac@keyaccess.com.br
Domínio: keyaccess.com.br
IP de envio: 54.240.43.5 (IP fixo na infraestrutura Amazon SES)
Os e-mails possuem assinatura DKIM válida no cabeçalho.
Após a liberação, reenvie o convite pelo portal Colaboradores Online.
2. Convite enviado antes da conta de e-mail existir
Esse cenário é mais comum do que parece: o RH cadastra o colaborador no portal e dispara o convite, mas a conta de e-mail corporativa do colaborador ainda não foi criada pelo TI da empresa. Quando isso acontece, o e-mail de convite não tem para onde ir, então ele "bounça" (retorna com erro de endereço inexistente).
O problema é que esse retorno coloca o endereço automaticamente em uma lista de supressão no nosso sistema de envio. A partir desse momento, mesmo que a conta de e-mail seja criada depois, os próximos envios para aquele endereço serão bloqueados e o reenvio pelo portal não vai funcionar.
O que fazer: entre em contato com o nosso SAC informando o e-mail afetado. Nós temos acesso para remover o endereço da lista de supressão. Após a remoção, o reenvio do convite pelo portal volta a funcionar normalmente.
Dica para evitar: antes de cadastrar o colaborador no portal, confirme com o TI que a conta de e-mail já está ativa e recebendo mensagens.
3. E-mail cadastrado incorretamente
Parece simples, mas acontece com frequência: um caractere errado no endereço de e-mail e o convite vai para o lugar errado ou para lugar nenhum.
O que fazer: acesse o cadastro do colaborador no portal Colaboradores Online, confira o e-mail com atenção e corrija se necessário. Após a correção, reenvie o convite.
4. E-mail na caixa de spam ou lixo eletrônico
Dependendo das configurações de e-mail do colaborador, a mensagem pode ter sido filtrada automaticamente para a pasta de spam ou lixo eletrônico.
O que fazer: oriente o colaborador a verificar essas pastas. Se encontrar o e-mail lá, basta utilizá-lo normalmente. Para evitar que os próximos e-mails caiam no spam, o colaborador pode adicionar sac@keyaccess.com.br aos contatos.
Se você já verificou o e-mail cadastrado, o TI da empresa já liberou o domínio/IP, o colaborador já conferiu o spam e o reenvio ainda não funciona, é provável que o endereço esteja na lista de supressão.
Entre em contato com o nosso SAC informando:
Nome do colaborador + E-mail cadastrado
Nós fazemos a verificação e, se necessário, removemos o endereço da lista de supressão para que o convite possa ser entregue.
Perguntas frequentes
O convite tem prazo de validade?
Sim. O código enviado no convite tem validade limitada e é de uso único. Se expirou, basta reenviar o convite pelo portal Colaboradores Online e um novo código é gerado automaticamente.
Posso usar um e-mail pessoal no lugar do corporativo?
Sim. Se o e-mail corporativo apresentar bloqueios persistentes, uma alternativa é cadastrar o colaborador com um e-mail pessoal (Gmail, Outlook, etc.), onde bloqueios de segurança corporativos não se aplicam.
O TI da empresa liberou o domínio, mas o colaborador ainda não recebe. O que pode ser?
Se a liberação foi feita após tentativas anteriores de envio que falharam, o endereço pode ter entrado na lista de supressão. Nesse caso, entre em contato com o SAC para que possamos removê-lo.
Vários colaboradores da mesma empresa não recebem o convite. O que fazer?
Quando o problema afeta múltiplos colaboradores, a causa mais provável é um bloqueio de segurança generalizado no servidor de e-mail da empresa. Priorize a liberação do domínio/IP com o TI antes de reenviar os convites.