MANUAL DE USO DO PORTAL CONCIERGE
Para começar, é muito importante que a equipe da recepção e portaria entenda os benefícios do sistema digital, caso seja questionada por algum usuário.
ADEQUAÇÃO À LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) – transparência e proteção das informações dos usuários
SEGURANÇA – validação dos dados cadastrados e auditoria dos processos
FACILIDADE – agilidade na gestão dos colaboradores, motoristas e visitantes e autonomia nos cadastros
PROTEÇÃO – tecnologia Touchless garantindo proteção às pessoas que circulam no empreendimento
COMO OS USUÁRIOS ACESSAM O CONDOMÍNIO?
Colaboradores / Fixos - São cadastrados pelo RH das empresas, no portal Colaboradores Online, baixam o aplicativo e se identificam usando o código da empresa recebido por e-mail.
Visitantes - Realizam o autoatendimento através do celular, pela web. Podem usar o link de um evento agendado pela empresa que o receberá ou o link do condomínio disponível na recepção, através de um QR Code.
QUE ACESSO A RECEPÇÃO TEM?
Os profissionais de recepção e portaria devem acessar diariamente o portal Concierge. Para ter acesso ao portal o gestor do condomínio deve libera perfil Concierge a todos da equipe, conforme artigo sobre o tema.
No portal Concierge a recepção consulta todos os agendamentos de eventos feitos no dia pelas empresas do condomínio, de maneira que consiga ajudar um visitante com dúvida ou dificuldade no check-in.
Para iniciar o uso do portal, acesse Concierge e clique em Primeiro acesso para criar a senha.
Lembrando que o acesso ao portal só será possível após:
O colaborador do condomínio se identificar no aplicativo KeyAccess Pass;
A Administração do condomínio liberar o perfil Concierge aos operadores.
ATENÇÃO: Sugerimos o uso de um Tablet que dará mobilidade ao profissional e facilitará as consultas para o atendimento e apoio aos visitantes.
COMO AJUDAR UM VISITANTE COM EVENTO A FAZER CHECK-IN?
Apresente-se ao visitante, diga seu nome e seja cordial
Fale brevemente sobre o autoatendimento do condomínio
Abra o portal no tablet e procure pelo evento agendado da empresa visitada, com base na informação que o visitante te passar
Na tela inicial do portal use o filtro pra procurar o evento. Filtre pelo nome da empresa, nome do anfitrião ou nome do convidado
Caso encontre o evento agendado, clique sobre ele e terá acesso a todas as informações definidas pelo anfitrião
Aqui é importante confirmar horário inicial, até porque se estiver muito cedo não será possível finalizar o checkin
Ainda nessa tela é importante verificar se o anfitrião cadastrou o nome do convidado no evento. Esse campo é opcional e tem anfitriões que não cadastram o nome do convidado no agendamento, e nesse caso o convidado só vai consegui entrar se o anfitrião aprovar o check-in, na hora.
Por último, o sistema mostra as regras do evento, também definidas pelo anfitrião. Veja se o evento permite:
a entrada dos convidados sem liberação do anfitrião. Se permitir, todos os convidados que o anfitrião cadastrou previamente, entram direto sem precisar de aprovação.
múltiplos check-ins. Se permitir os convidados podem renovar o QR Code e entrar novamente no condomínio, dentro do horário do evento, usando o mesmo link de agendamento. Importante reforçar aqui q o QR Code do visitante só tem uma entrada e uma saída, então se ele precisar retornar, só conseguirá usar o mesmo link de evento pra se cadastrar de novo e gerar um novo QR se o evento for multi checkin.
entrada de acompanhante. Se permitir, ao final do check-in do convidado, o sistema perguntará se o visitante trouxe acompanhante. Neste caso o convidado poderá inserir o CPF do acompanhante, adicionando-o ao agendamento e facilitando a liberação de ambos pelo anfitrião. Após isso, o acompanhante poderá seguir com seu check-in também, usando o mesmo link do evento ou o link do condomínio.
Caso o visitante não tenha recebido o link do agendamento, você pode compartilhar esse link, a partir do QR Code que fica disponível no portal, dentro do evento agendado. Basta clicar no ícone da tela do evento e pedir para o visitante escanear o QR direto da tela do seu tablet.
ATENÇÃO: Se o visitante estiver sem celular, ele deverá usar o Totem de autoatendimento, disponível na recepção. Para isso, entregue a ele o código do evento para que ele preencha no totem e consiga seguir com o check-in. No final do processo, o totem imprime o QR Code que ele usará pra entrar e sair.
Para galpões logísticos, a dinâmica de atendimento a motoristas é a mesma. No portal Concierge ficam disponíveis todos os agendamentos, para visitantes e motoristas.
Para conhecer o fluxo de check-in de visitantes, clique aqui.
Para conhecer o fluxo de check-in de motoristas, clique aqui.
COMO AJUDAR UM VISITANTE SEM EVENTO A FAZER CHECK-IN?
Se não encontrar nenhum evento criado para o visitante, na relação de eventos do dia, solicite a ele que faça a leitura do QR Code do empreendimento. Neste fluxo o o visitante inesperado solicita entrada à empresa visitada no momento em que fizer o seu cadastro, sem que seja necessária a criação de um evento de última hora. Esta ação cria um evento não agendado na hora e dispara uma notificação ao app e portal Visitantes Online de todos os colaboradores da empresa escolhida, que tiverem o perfil Geral. Em caso de dúvidas neste processo, acesse o artigo sobre o tema, clicando aqui.
COMO AJUDAR UM VISITANTE ESTRANGEIRO A FAZER CHECK-IN?
Se o visitante for estrangeiro, ele não possui CPF. Nesse caso no check-in ele informará seu documento legal e nome completo. Nesse momento o sistema pedirá aprovação da recepção para esse cadastro, via portal Concierge. Após aprovação o fluxo de check-in segue normalmente.
COMO ACOMPANHAR O TEMPO DE ESPERA POR UM VISITANTE?
Um card de alerta surgirá no portal Concierge sempre que um visitante estiver esperando liberação da empresa visitada a mais de 1 minuto (para motoristas de galpões o alerta é disparado com espera a partir de 5 minutos). A ideia é que a recepção fique atenta quando uma empresa demorar a liberar um visitante e tome uma atitude, se achar necessário. Alguns empreendimentos adotam uma ação de ligar para a empresa quando a demora acontecer, mas o alinhamento deve ser feito com o gestor do empreendimento.
ONDE CONSULTAR QUANDO ALGUÉM NÃO CONSEGUIR ENTRAR OU SAIR PELOS BLOQUEIOS?
Outra função importante da recepção do condomínio é acompanhar os acessos das pessoas pelos bloqueios, seja catraca, torniquete, cancela. No portal Concierge existe um comando que mostra em tempo real todos os acessos por todos os bloqueios que o empreendimento tiver KeyAccess. Basta clicar no ícone de sino no final da tela, e os acessos começarão a aparecer. Esta tela mostra os acessos em tempo real, e não o histórico dos acessos. A ideia é que a recepção acompanhe os acessos e ajude se for necessário.
Neste painel há uma coluna de descrição que ajuda a recepção a orientar um usuário que, eventualmente, não consiga liberar o bloqueio. Para mais informações sobre isso, clique aqui.
O QUE FAZER QUANDO O VISITANTE FECHAR A TELA E PERDER O QR-CODE?
Caso o visitante feche a tela do celular e perca o QR Code na hora de sair, oriente-o a escanear o link do condomínio para recuperar a chave de acesso. O comando de recuperação fica abaixo do comando Iniciar.
O QUE FAZER QUANDO O COLABORADOR DE UMA EMPRESA ESTIVER SEM O CELULAR?
O Totem de autoatendimento também serve para o colaborador que estiver sem celular. Neste caso basta o usuário clicar em colaborador, informar o CPF e a senha do aplicativo e um QR Code será impresso para que ele acesse o empreendimento. Este QR Code impresso do colaborador tem validade de 20 minutos, portanto se ele sair e voltar mais tarde, terá q imprimir outro QR no totem para a nova entrada.
COMO É FEITA A ENTRADA E/OU SAÍDA DO CAMINHÃO, EM CASOS DE DUPLA CHECAGEM DE GALPÃO LOGÍSTICO?
Dupla checagem é uma regra de acesso opcional ao empreendimento. Considere as explicações a seguir, se no seu empreendimento esta regra foi implantada.
Sempre que um galpão adotar a regra de dupla checagem em um ou mais bloqueios, a liberação do acesso do usuário a este local será feito por um agente, aqui chamado de perfil CCO, a partir de um alerta disparado ao portal Logística no momento da leitura do QR Code do usuário. O agente fará checagens de segurança a partir do alerta no portal e liberará o bloqueio manualmente.
A liberação dos perfis CCO é feita no portal Site Master pelo gestor do condomínio e a senha é a mesma do portal Concierge. Caso não saiba a senha, clique em Primeiro acesso.
MANUAL DE USO DO APP KEYACCESS CHECK
Para ter acesso ao app KeyAccess Check, a Administração do empreendimento deve solicitar a liberação enviando um e-mail ao SAC com nome completo e e-mail dos operadores. Somente operadores cadastrados no portal Colaboradores Online e identificados no app KeyAccess Pass poderão acessar o app KeyAccess Check.
O login e senha de acesso são os mesmos usados no portal Concierge do KeyAccess. Caso não encontre a senha dos portais, clique em Esqueceu sua senha para criar uma nova.
VEJA COMO USAR O APP
O KeyAccess Check é um aplicativo desenvolvido para dispositivos móveis que utilizam sistema operacional Android e permite a leitura de QR Codes. Seu objetivo é validar as regras de permissões de colaboradores fixos, visitantes, motoristas e ajudantes antes de liberar entradas e saídas do empreendimento.
TELA INICIAL
ÚNICO BLOQUEIO
OPERANDO O BLOQUEIO
MÚLTIPLOS BLOQUEIOS
