MANUAL DE USO DO PORTAL VISITANTES ONLINE
Todo colaborador com perfil Individual ou Geral, definido pelo RH da empresa no momento do cadastro no portal Colaboradores Online, terá acesso ao portal Visitantes Online para criar eventos e receber convidados na empresa
COMO COMEÇAR:
1. Para receber a senha provisória que dará acesso ao portal Visitantes Online, o colaborador precisa primeiro validar seu cadastro no aplicativo KeyAccess Pass.
2. Se após se identificar no app não receber a senha, entre no portal e clique em Primeiro Acesso.
3. Neste portal, os colaboradores agendarão eventos e farão a liberação de visitantes, convidados e entregadores na empresa. Os visitantes, por sua vez, conseguirão fazer seu próprio check-in através do navegador do aparelho celular ou pelo totem de autoatendimento.
COMO AGENDAR UM EVENTO:
Para criar um novo evento, acesse o portal Visitantes Online e clique em + CRIAR EVENTO. Preencha o título do evento, sua data, horário inicial e final, inclua os convidados informando nome e sobrenome, defina as regras do evento e finalize clicando em Criar no topo da tela. Compartilhe o link com seus convidados, facilitando sua entrada no local. Em caso de dúvidas neste processo, acesse o artigo sobre o tema, clicando aqui.
ATENÇÃO ÀS REGRAS DO EVENTO:
As regras do evento são muito importantes na hora do agendamento.
Permita a entrada de acompanhantes – Convidados muitas vezes trazem acompanhantes. Essa permissão garante que seu convidado possa entrar com seus acompanhantes, cadastrando os dados deles durante o checkin para adiciona-los ao evento também. Ao final do cadastro, o acompanhante também deverá fazer seu checkin usando o mesmo link.
Desmarque para pré-autorizar as pessoas pré-cadastradas nesse evento – Se você quer que o seu convidado faça o checkin e entre sem pedir a sua autorização basta cadastrá-los no evento (informar nome e sobrenome no campo CADASTRAR NOVO) e desmarcar esta opção. Visitantes que tentarem realizar o checkin para este evento e que não estejam pré-cadastrados pelo anfitrião, dependerão de autorização apesar desta opção.
Habilite múltiplo check-in – Se seu convidado vai precisar entrar mais de uma vez no mesmo dia no mesmo evento você deve permitir múltiplos checkins. Cada QR Code gerado durante o checkin vale apenas para uma entrada.
COMO O VISITANTE SE CADASTRA:
Para realizar o check-in, o convidado deverá ter acesso ao link do evento, que poderá ser enviado a ele pelo anfitrião da empresa ou compartilhado pela recepção do condomínio. O check-in é feito pelo navegado do celular do visitante, sem que seja necessário nenhuma instalação. Em caso de dúvidas neste processo de check-in, acesse o artigo sobre o tema, clicando aqui.
Caso o visitante esteja sem celular, poderá usar o Totem de autoatendimento para se cadastrar e imprimir o QR-Code. Para isso a recepção fornecerá a ele o código do evento, acessando o agendamento no Portal Concierge.
COMO O ANFITRIÃO DA EMPRESA É NOTIFICADO DA CHEGADA DO VISITANTE:
O anfitrião será notificado pelo app KeyAccess Pass e pelo portal Visitantes Online sempre que tiver um visitante aguardando aprovação. Os colaboradores com perfil Geral na empresa também serão notificados e poderão liberar qualquer visitante para a empresa.
É possível deixar o convidado pré autorizado. Veja como: Como deixo um convidado pré autorizado? Não quero ter que liberar a entrada dele na hora.
COMO AGENDAR UM EVENTO PELO APLICATIVO KEYACCESS PASS:
Pelo app também é possível criar evento para receber visitantes, clicando em Convidar na tela inicial. No app há duas opções:
Criar um evento para depois - Permite agendar o evento, passando por todos os campos de criação, como no portal.
Iniciar um evento instantâneo - Libera na hora um link de evento com duração de 1 hora, sem que o anfitrião precise preencher nenhuma informação do agendamento. Neste caso quem criou o evento instantâneo deverá liberar os visitantes que se cadastrarem pelo link.
Ainda no app é possível criar um Convite de Calendário, de forma que os dados do evento gerem um invite na agenda do celular do anfitrião, que poderá ser compartilhado com seus convidados.
COMO TRATAR AS VISITAS INESPERADAS:
Quando um visitante não é esperado pela empresa, e portanto não tem evento agendado, ele deve escanear o QR-Code do empreendimento ou acessar o Totem pelo comando SOU VISITANTE, e preencher os dados solicitados.
A partir do QR-Code do empreendimento ou no Totem de autoatendimento, o visitante inesperado solicita entrada à empresa visitada no momento em que fizer o seu cadastro, sem que seja necessária a criação de um evento de última hora. Esta ação cria um evento não agendado na hora e dispara uma notificação ao app e portal Visitantes Online de todos os colaboradores da empresa que tiverem o perfil Geral. Em caso de dúvidas neste processo, acesse o artigo sobre o tema, clicando aqui.