MANUAL DE USO DO PORTAL SITE MASTER E DO SERVIDOR LOCAL
O gestor do condomínio possui alguns acessos exclusivos, importantes para acompanhamento da operação do local.
SITE MASTER:
O perfil Site Master é liberado pelo time KeyAccess para o responsável pelo empreendimento. Para solicitar o perfil, envie um e-mail para o SAC.
Através do portal Site Master é possível consultar:
os gráficos de ocupação do condomínio
limites de ocupação por empresa ou andar
vincular e alterar os grupos de acesso e andares das empresas cadastradas
inserir e alterar a imagem do logotipo do condomínio
nomear os concierges e CCOs
criar recursos limitados, para áreas específicas do condomínio
liberar Hardlock para locatários (exclusivo para galpão logístico)
gerenciar bloqueios administrativos
exportar relatório de inatividade
O acesso ao portal é feito com a mesma senha dos outros portais KeyAccess. Caso tenha esquecido a senha, basta clicar em Esqueceu a senha na tela de login, para definir uma nova.
TELA INICIAL - DASHBOARDS DE OCUPAÇÃO:
Ocupação Atual - Mostra a ocupação em tempo real. Se passar o mouse sobre o gráfico de pizza verá o total de colaboradores e de visitantes que estão dentro do empreendimento. Neste e em todos os outros gráficos, é possível filtrar por empresa ou por andar.
Ocupação Histórica - Apresenta a ocupação do empreendimento por hora. Nele é possível avaliar os picos de ocupação do seu condomínio. Estes dados podem ser exportados para Excel, basta filtrar o período desejado e clicar sobre o ícone.
Público Diário - Computa o total de pessoas diferentes que foram no condomínio nos dias anteriores. Só é possível puxar esses dados de dias anteriores, pois o valor do dia vigente é computado depois da meia noite.
Limite de Ocupação - Controla a ocupação por andar ou empresa. Pra isso o gestor deve antes configurar o limite de ocupação de cada empresa ou andar, via Menu do portal > Lotação.
MENU DO PORTAL:
Empresas - Acesse a lista das empresas cadastradas no condomínio e consiga editar as configurações. Para criar uma nova empresa, solicite a abertura ao SAC, informando nome da empresa + andar + nome completo do responsável + e-mail do responsável. Este processo de abertura de novas empresas pode demorar até 7 dias úteis, então solicite com antecedência.
Lotação - Configure o limite de ocupação por empresa ou por andar. Feito isso, sempre que uma empresa ou andar exceder o limite de ocupação, um card vermelho será apresentado na tela inicial do portal.
Recursos limitados - Configure limite de vagas por empresa para áreas de acesso exclusivo do condomínio. Em caso de dúvidas, clique aqui.
Logo do empreendimento - Insira um arquivo .jpeg com o logotipo do condomínio.
Concierge - Libere os perfis Concierge do condomínio. Só é possível liberar este perfil a colaboradores do condomínio, já cadastrados no portal Colaboradores Online e identificados no aplicativo.
CCO - Se o seu galpão adotou a regra de dupla checagem, cadastre os perfis CCO do condomínio (para galpão logístico). Só é possível liberar este perfil a colaboradores do condomínio, já cadastrados no portal Colaboradores Online e identificados no aplicativo.
Portaria - Cadastre os perfis portaria do condomínio (para galpão logístico). Só é possível liberar este perfil a colaboradores do condomínio, já cadastrados no portal Colaboradores Online e identificados no aplicativo.
Hardlock - Se seu galpão adotou a regra de cerca geográfica, libere o Hardlock para as empresas locatárias que já realizaram sua instalação na máquina da Expedição (para galpão logístico).
Bloqueio administrativo - Esta função permite ao gestor do condomínio bloquear usuários a partir do CPF (ou documento legal para estrangeiros), impedindo que eles entrem no empreendimento
Relatório de inatividade - Este relatório traz a relação de pessoas fixas ativas que não estão frequentando o condomínio. Essa informação ajuda o gestor do condomínio nas comunicações com as empresas, referente à responsabilidade nas inativações de colaboradores desligados.
EMPRESAS:
No Menu, clique em Empresas para ver a lista de empresas cadastradas no empreendimento. Clique sobre o nome da empresa para entrar na tela de configurações.
Edite o nome da empresa
Adicione instruções para chegar na empresa (Opcional). Essa informação será exibida no QR Code do visitante para ajudá-lo a chegar na empresa
Atribua grupos de acesso de colaboradores para que o RH da empresa vincule ao cadastro de seus colaboradores. A criação de novos grupos de acesso devem ser feitas diretamente no Servidor do KeyAccess e ficará disponível neste portal para vínculo às empresas, após sincronização
Atribua grupos de acesso de visitantes para que a empresa vincule no agendamento de um evento
Vincule um ou mais andares para a empresa. Em caso de troca de andar, clique aqui.
RECURSOS LIMITADOS:
A funcionalidade de Recurso limitado foi pensada para ajudar na gestão de áreas comuns exclusivas dos empreendimentos. A partir do Site Master o gerente do condomínio determina o limite de vagas por empresa, para grupos de acesso específicos. Após definir o limite de vagas para cada empresa, o perfil RH poderá distribuir as vagas aos colaboradores, via portal Colaboradores Online.
LOGO DO EMPREENDIMENTO:
A funcionalidade de logo do empreendimento permite ao gestor do local inserir uma imagem com o logotipo do condomínio, que será apresentada na tela inicial do check-in do visitante.
LIBERAÇÃO DE PERFIS:
Só é possível associar perfil Concierge a colaboradores Identificados e com empresa associada no aplicativo KeyAccess. Este mesmo procedimento deve ser
feito para associar perfil CCO e Portaria, em galpões logísticos.
LIBERAÇÃO DE HARDLOCK:
A liberação de Hardlock deve ser solicitada pelo perfil Logística da empresa dentro do portal Logística, logo após sua instalação. Em seguida, o responsável pelo empreendimento poderá fazer a liberação clicando sobre a solicitação no portal Site Master.
GERENCIAR BLOQUEIOS ADMINISTRATIVOS:
Esta função permite ao gestor do condomínio bloquear usuários a partir do CPF (ou documento legal para estrangeiros), impedindo que eles entrem no empreendimento. Para saber como fazer, clique aqui.
EXPORTAR RELATÓRIO DE INATIVIDADE:
Este relatório traz a relação de pessoas fixas ativas que não estão frequentando o condomínio. Essa informação ajuda o gestor do condomínio nas comunicações com as empresas, referente à responsabilidade nas inativações de colaboradores desligados. Para saber como exportar, clique aqui.
SERVIDOR LOCAL:
IMPORTANTE:
Esteja sempre com a última versão do servidor local. Para conferir a versão e se há atualização disponível, consulte sua empresa de manutenção do controle de acesso.
A licença do servidor local é renovada anualmente. Consulte sua empresa de manutenção do controle de acesso para checar a próxima data e planejamento para renovação.
O Servidor local é o equipamento do condomínio onde será instalado o software KeyAccess, que armazena todos os dados cadastrais e dados de acesso dos usuários KeyAccess, fixos e visitantes. Por este motivo o acesso a ele deve ser restrito e limitado ao responsável pelo empreendimento, protegendo os dados e minimizando qualquer risco e vulnerabilidade.
O equipamento deve ser instalado em local seguro e protegido e jamais deve ser disponibilizado na recepção e portaria. Lembrem-se de que nele constam dados pessoais, portanto o empreendimento deve tratar este armazenamento de acordo com as boas práticas definidas pelo seu DPO e pela Lei Geral de Proteção de Dados.
Os operadores do servidor local devem ser criados pelo integrador responsável pela obra do KeyAccess no condomínio, que passará as informações de acesso e treinamento do sistema local ao gestor do empreendimento.
No servidor é possível consultar diversos relatórios, entre eles:
Relatório de pessoas, onde ficam os cadastros de fixos e visitantes, lembrando que nunca se deve editar nada pelo servidor local. Todo cadastro e edição vem da plataforma, dos portais KeyAccess e o servidor é usado para armazenar essas informações, apenas.
Relatórios de acesso, que são muito úteis para investigações e casos de problemas com acessos de usuários nos bloqueios:
Relatório de acesso de pessoas - para consultar todos os acessos de todos os usuários, com detalhes da entrada e saída
Relatório de acesso de visitantes - para consultar entradas e saídas exclusivas de visitantes
Os relatórios são bem completos e ajudam em casos de investigação. Sempre que o empreendimento estiver com algum caso de usuário que não conseguiu acessar o local, vejam com a recepção qual o erro que apareceu na tela do portal Concierge, e em seguida consultem o cadastro e todo o histórico dos acessos desse usuário. Com este levantamento será possível entender o bloqueio no acesso.
Ainda no servidor local há dois comandos no final da tela.
Ícone de cadeado - este comando abre a tela do sinótico onde é possível consultar o status do módulo cloud e controladoras. Se perceberem qualquer comportamento estranho do sistema, ou falta de sincronismo entre a plataforma e o servidor local, cheque imediatamente essa tela e veja se tudo está online. Se não estiver, acione a empresa de manutenção do controle de acesso pra que ela investigue melhor o problema.
Ícone de sino - este comando mostra os acessos em tempo real. Mas essa informação faz mais sentido pra quem esta na portaria acompanhando e auxiliando os usuários, por isso disponibilizamos esta tela também para as equipes de recepção e portaria, via portal Concierge.