Em operações logísticas com grande fluxo de veículos, cada minuto conta. A gestão eficiente dos agendamentos de entrada e saída de motoristas é um dos pilares para evitar gargalos, reduzir filas e garantir a fluidez das atividades no pátio. Pensando nisso, o sistema KeyAccess oferece uma funcionalidade estratégica: a importação de eventos em massa.
Essa ferramenta permite que a Expedição das empresas crie rapidamente agendas personalizadas para cada motorista, respeitando datas e horários previamente definidos. O resultado? Uma operação mais organizada, previsível e com menos retrabalho. Além disso, a flexibilidade do sistema permite ajustes em tempo real, como cancelamentos ou edições, diretamente pelo portal Logística.
Ao adotar essa funcionalidade, empresas ganham não apenas em produtividade, mas também em experiência para os motoristas, que podem realizar seu check-in de forma simples e automatizada. É uma solução que transforma o agendamento em um processo fluido, inteligente e alinhado às demandas de um setor que não pode parar.
Veja como fazer:
A partir do comando Importar no topo do portal Logística:
- Clique em Importar;
- No modal clique em Baixar modelo de planilha*;
- Preencha todas as colunas do Excel e salve o arquivo (não altere o arquivo em Excel, mantenha todas as colunas e regras de formatação dos campos);
- Retorne ao portal, clique novamente em Importar e em Importar planilha preenchida.
Este comando criará de uma só vez todos os eventos informados no Excel. Lembrando que para visualizar eventos futuros no portal Logística, clique na data no topo da tela para abrir o calendário.
DICA: Embora cada evento logístico possua um link individual de cadastro, o sistema também oferece uma alternativa prática: o uso do link estático do condomínio. O mesmo link pode ser compartilhado com todos os motoristas previamente agendados, desde que os dados deles estejam corretamente preenchidos na planilha de importação (como nome completo, CPF e placa do veículo). Nestas condições, quando o motorista informar seus dados pelo link do condomínio, o sistema encontrará o seu evento e o direcionará ao agendamento prévio.
LEMBRETES:
- Por questão de segurança em eventos logísticos, caso a Expedição pré cadastre o motorista no agendamento, é obrigatório informar nome completo e documento do motorista. O sistema checará as informações e alertará caso não valide nome e CPF;
- Ao fazer o check-in, se os dados informados no agendamento não baterem com aqueles informados pelo motorista, a Expedição será notificada para validar as divergências e aprovar ou recusar a entrada;
- Se seu galpão adotou a regra de hardlock para a Expedição, só será possível importar eventos com motoristas pré autorizados e eventos de saída se a máquina tiver hardlock instalado e liberado pela Administração do condomínio. Em caso de dúvidas, clique aqui.
* Regras de formatação dos campos no Excel:
(*) Campos obrigatórios
1. Título * - campo livre
2. Data * - Formato de data
3. Horário Inicio * - hh:mm
4. Horário Fim * - hh:mm
5. Nome do Motorista – informar nome completo sem abreviação
6. Documento do Motorista – informar CPF, com ou sem pontos e traço
7. Motorista é Estrangeiro? – sim ou não
8. Placa Principal – informar sem espaço, pontos e traços
9. Placa da Carreta - informar sem espaço, pontos e traços
10. Nome do Ajudante - informar nome completo sem abreviação
11. Documento do Ajudante - informar CPF, com ou sem pontos e traço
12. Ajudante é Estrangeiro? – sim ou não
13. Pré Autorizar * – sim ou não
14. MultiCheckin * – sim ou não
15. Sentido * - entrada ou saída
16. Observações – campo livre